*

laugardagur, 23. mars 2019
Innlent 23. nóvember 2018 15:58

Borgin brjóti lög um skjalavörslu

Að varðveita ekki innihald tölvupósta opinberra starfsmanna getur varðað sektum eða allt að þriggja ára fangelsi.

Ritstjórn
Bragginn í Nauthólfsvík kostnaði hartnær hálfan milljarð í enduruppbyggingu.
Haraldur Guðjónsson

Mögulega brjóta reglur Reykjavíkurborgar um eyðingu tölvupóstgagna starfsmanna þremur mánuðum eftir starfslok á lögum um opinber skjalasöfn. Geta brot á lögunum varðað sektum eða fangelsisvist í allt að þrjú ár, en 11. kafli laga um opinber skjalasöfn kveður á um það að er fram kemur í fyrirspurnum Viðskiptablaðsins við Þjóðskjalasafnið.

Eins og Viðskiptablaðið hefur fjallað ítarlega um hefur mikil umræða verið um embættisfærslur í kringum framúrkeyrslu við uppbyggingu Braggans í Nauthólsvík. Hefur Hrólfur Jónsson fyrrverandi skrifstofustjóri eigna og atvinnuþróunar hjá Reykjavíkurborg lýst því yfir að hann einn beri ábyrgð á málinu, og ekki rætt það neitt við Dag B. Eggertsson borgarstjóra.

Nú hefur tölvupóstum Hrólfs verið eytt, en samkvæmt fyrirspurn DV til borgaryfirvalda, er það gert þremur mánuðum eftir starfslok starfsmanna, nema þau sem hann sjálfur ákvað að vista hjá skjalasafni borgarinnar. Ef það er rétt, og þar með öll gögn um samskipti hans sem varða verkefni hans fyrir borgina verið eytt, væri það brot á lögum um opinber skjalasöfn.

Skylt að varðveita öll skjöl, erindi og tölvupósta um verkefni starfsmanna

Eiga slík skjöl að vera geymd í málasafni hjá borgarskjalasafni, en þar eiga að varðveitast öll erindi og samskipti sem varða verkefni starfsmannsins, þá bæði allir tölvupóstar og bréf á pappír.

Samkvæmt fræðigrein tveggja dósenta við lagadeild HÍ, sem hafa verið Þjóðskjalasafni innan handar um framfylgd laganna, þeirra Kristínar Benediktsdóttur og Trausta Fannar Valssonar um varðveislu gagna í stjórnsýslunni segir um helstu niðurstöður:

„Í fyrsta lagi að öll skjöl sem hafa orðið til og tilheyra starfsemi afhendingarskyldra aðila falla undir gildissvið laganna óháð formi þeirra eða hvernig þau urðu til, nema sérlög leiði til annarrar niðurstöðu. Í öðru lagi að skjölin ber að varðveita nema fyrirmæli og heimildir Þjóðskjalasafns Íslands, hvað varðar skjalavörslu eða grisjun skjala, eða sérlög, leiði til annarrar niðurstöðu. Í þriðja lagi að það er Þjóðskjalasafn Íslands sem hefur eftirlit með framkvæmd laganna. Vegna þess hversu víðfeðm skilgreiningin er á hugtakinu skjal í lögum um opinber skjalasöfn þá hafa framangreindar niðurstöður mikla þýðingu fyrir störf stjórnsýslunnar.“

Jafnframt er ljóst að engin sérlög eða heimild frá Þjóðskjalasafni liggja fyrir um að eyða hefði mátt tölvupóstum Hrólfs úr málaskrá.