*

föstudagur, 16. nóvember 2018
Ragnhildur Ágústsdóttir
4. apríl 2013 12:59

Er tekjuleki staðreynd í þínu fyrirtæki?

Tekjuleki hefur áhrif á alla virðiskeðjuna í rekstri fyrirtækja og því þurfa stjórnendur að grípa til aðgerða.

Flest fyrirtæki, einkum þau sem byggja rekstur sinn í kringum viðamikil sölu- og viðskiptakerfi, búa við tekjuleka. Oft hafa stjórnendur óljósa hugmynd um þetta vandamál, átta sig sjaldan á umfangi þess og hve mjög það hefur áhrif á rekstur félagsins. Enn færri átta sig á til hvaða aðgerða hægt er að grípa til að koma megi í veg fyrir eða sporna við tekjuleka. Markmið þessarar greinar er að vekja athygli á þessu algenga en vanmetna vandamáli, hvaða áhrif það getur haft á rekstur fyrirtækja og greina frá hvernig ná megi varanlegum árangri til að fyrirbyggjatekjuleka.

Hvað er tekjuleki?

Áður en lengra er haldið er vert að taka hugtakið tekjuleka til nánari umfjöllunar. Í grunninn felur tekjuleki í sér innra óhagræði í formi vanreiknaðra tekna hvers konar, t.d. ef veittur er óeðlilega hár afsláttur af reikningi eða ekki innheimt fyrir þjónustu sem þó er búið að veita. Slíkar rangfærslur eiga sér jafnan rætur í brotnum viðskiptaferlum og mannlegum mistökum, einkum ef starfsemin felur í sér mörg ólík viðskiptakerfi sem starfsfólk vinnur með frá degi til dags. Atvinnugreinar á borð við fjarskipti, fjármálastarfsemi, flugrekstur o.fl., sem nota upplýsingakerfi í miklum mæli, eru því í sérstökum áhættuhópi hvað þetta varðar.

Tekjuleki hefur þó ekki aðeins áhrif á tekjuhlið rekstrarins því rangfærslur hafa iðulega í för með sér afar tímafreka og kostnaðarsama vinnu starfsmanna við leiðréttingar og afstemmingar. Þá eru ótaldir fjölmargir aðrir óæskilegir fylgifiskar tekjuleka sem grafa enn frekar undan rekstrinum. Má þar helst nefna vaxandi óánægju meðalviðskiptavina og starfsmanna sem getur haft ófyrirséðar afleiðingarí för með sér ef ekki er gripið tímanlegaí taumana.

Hvert er umfangið?

Nú kunna einhverjir að spyrja sig hversu umfangsmikið þetta vandamál er og hvaða þýðingu það hafi í rekstri fyrirtækja. Niðurstöður erlendra rannsókna¹ hafa sýnt að tekjuleki fyrirtækja nemur að jafnaði um 1-2% af heildarrekstrartekjum og því um umtalsverðar fjárhæðir að ræða. Þá ber að nefna að hér er einungis átt við bein áhrif á tekjuhlið rekstrarins. Ótalinn er sá mikli kostnaður sem fellur til við að leiðrétta það sem aflaga hefur farið og áhrifin á ímynd og ánægju viðskiptavina og starfsmanna.

Innra óhagræði í íslenskum fyrirtækjarekstri er staðfest í nýlegri skýrslu McKinsey² þar sem fram kemur að framleiðni á Íslandi er að meðaltali 20% lægri en það sem þekkist í nágrannalöndunum. Sé litið til upplýsingatæknidrifinna atvinnugreina er þetta hlutfall enn óhagstæðara. Til dæmis er framleiðni í fjarskiptageiranum 38% lægri en það sem þekkist hjá nágrannalöndunum og í fjármálastarfsemi nálgast þetta hlutfall 50%. Þessar tölur verða að teljast sláandi og því ærið tilefni til gagngerra aðgerða.

Hvað er til ráða?

Spurningin sem blasir við er til hvaða aðgerða megi grípa til að bregðast við tekjuleka. Samkvæmt alþjóðlegri rannsókn sem framkvæmd var af PWC3 árið 2011 felst eitt skynsamlegasta svarið í rauntímaeftirliti (e. Continuous Monitoring). Með rauntímaeftirliti er átt við kerfisbundið eftirlit með þeim gögnum sem unnið er með í viðskiptakerfum einstakra fyrirtækja til að greina frávik og villur. Flest fyrirtæki notast við einhverja tegund rauntímaeftirlits sem byggir að mestu á handvirkum afstemmingum og samkeyrslum í Excel sem getur verið seinlegt verk. Á síðastliðnum áratug hafa komið fram hugbúnaðarlausnir um rauntímaeftirlit sem leysa þetta vandamál. Þessi eftirlitskerfi vakta sjálfvirkt og í rauntíma færslur innan og á milli viðskiptakerfa fyrirtækja og athuga hvort gögnin séu rétt út frá fyrirfram skilgreindum reglum. Þegar villur eiga sér stað greina slík eftirlitskerfi frávikin og senda boð þess efnis á viðeigandi aðila. Hin stóra breyting sem í þessu felst er að með rafrænu eftirliti er hægt að ná utan um allar færslur sem eiga sér stað í viðskiptakerfum fyrirtækja en ekki aðeins úrtök eins og gjarnan er stuðst við auk þess sem bregðast má við frávikum strax og þau eiga sér stað. Með því að koma á sjálfvirku innra eftirliti og bæta virkni viðskiptaferla og starfsemi þeim tengdum má ná verulegum árangri. Með þessu móti er unnt að koma í veg fyrir tekjuleka að stórum hluta og gera viðeigandi ráðstafanir án þess að valda viðskiptavinum óþægindum.

exMon

Sá böggull fylgir þó skammrifi að nær öll rauntímaeftirlitskerfi eru dýr og flókin í innleiðingu enda upphaflega smíðuð með alþjóðleg stórfyrirtæki í huga. Eins og gefur að skilja henta eftirlitskerfi af þessari stærðargráðu ekki mörgum íslenskum fyrirtækjum. Það má því segja að smæð íslenska markaðarins hafi verið einn af lykilþáttum þess að íslenskt fyrirtæki lagðist í þróun á rauntímaeftirlitskerfi sem er mun ódýrara og einfaldara í notkun og rekstri en þær lausnir sem fyrir eru á markaði. Kerfið fékk nafnið exMon og hefur haslað sér völl sem gæða rauntímaeftirlitskerfi sem mörg af stærstu fyrirtækjum landsins, þar á meðal Vodafone, Ölgerðin og Icelandair, hafa innleitt með góðum árangri. Kerfið hefur gefist það vel að fjárfestingin hefur jafnan borgað sig upp á skömmum tíma. Mergur málsins er sá að tekjuleki er staðreynd og vandamál sem hefur keðjuverkandi áhrif á alla virðiskeðjuna í rekstri fyrirtækja. Stjórnendur þurfa því að grípa til aðgerða og þar koma rauntímaeftirlitskerfi eins og exMon sterk inn.

1. Heimildir: 1. TMForum (2008). TM Forum Revenue Assurance Study Reveal High Losses, High Hopes 2. McKinsey Scandinavia (2012). Charting a Growth Path for Iceland 3. PriceWaterhouseCoopers (2011), Internal Audit 2012, A Study examining the future of internal auditing and decline of controls centric approach.

Grein Ragnhildar birtist í Viðskiptablaðinu 27. mars 2013. Áskrifendur geta nálgast blaðið allt hér að ofan undir liðnum tölublöð.


Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.