*

laugardagur, 22. september 2018
Kristinn Tryggvi Gunnars
16. apríl 2014 17:02

Er tígrisdýr á skrifstofunni?

Mikilvægt er að ná stjórn á tækninni en láta hana ekki stjórna okkur.

Nýjar rannsóknar á virkni heilans hafa varpað ljósi á það hvernig nútíma samskiptatækni getur unnið á móti okkur og beinlínis dregið úr sköpunargetu, afköstum og orku. Stöðugt áreiti sem frá þessum tækjum kemur truflar einbeitingu okkar allan daginn og veldur því að við vöðum stefnulaust úr einu í annað í kapphlaupi við að skoða hver var nú að senda okkur tölvupóst, smáskeyti, tvít eða fésbókarlæk. Hver svona truflun veldur því að það tekur okkur 5-7 mínútur að komast aftur af stað í verkefninu sem við vorum að vinna áður en truflunin tróð sér inn í líf okkar. Það má líkja þessu við stöðugan straum af smámöl sem dynur á okkur allan daginn, rænir okkur stöðugt athyglinni og veldur því að við förum heim að loknum vinnudegi uppgefin á sál og líkama og eigum erfitt með að festa hendur á því sem við afrekuðum yfir daginn.

Ef þú samsvarar þér við lýsinguna hér að ofan þá ættir þú að staldra við og lesa áfram. Til sálfræðinga og geðlækna leitar fólk í auknum mæli með einkenni athyglisbrests (ADD), það á erfitt með að einbeita sér, er gleymið og þjáist af stöðugu orkuleysi og þreytu. Geðlæknirinn Ed Hallowell segir athyglisbrest sjaldan orsökina heldur það sem hann kallar „alvarlegt tilfelli af nútíma skrifstofulífi“.

Rannsóknir sýna að þekkingarstarfsmaðurinn fær að meðaltali 93 tölvupósta á dag. Fimm mínútur í að sinna hverjum tölvupósti og þú gerir ekki meira þann daginn. Vandamálið er að á bak við hvern tölvupóst er einhver sem þarfnast einhvers frá okkur. Og við erum þannig gerð að við viljum helst þóknast öllum og þannig byrjum við að lifa í innhólfinu okkar, byrjum daginn á því að skoða hver hafi sent okkur póst og hvað viðkomandi vilji frá okkur í dag. Áður en við vitum af er dagurinn liðinn og mikilvægu verkefnin sem við ætluðum að sinna eru enn óunnin. Gæti þetta átt sinn þátt í því að framleiðni íslenska þekkingarstarfsmannsins er, skv. nýlegri skýrslu ráðgjafafyrirtækisins McKinsey, allt að 42% lægri en nágranna okkar á Norðurlöndunum? Það sem þarna er að gerast á sér líffræðilegar orsakir, við verðum nefnilega háð áreitinu, hver tölvupóstur, hvert tvít og hvert smáskeyti sendir skammt af dópamíni út í blóðrásina sem gefur tímabundna vellíðan sem endist fram að næsta tölvupósti. Þannig hefur verið sýnt fram á að við strjúkum snjallsímann okkar allt að 150 sinnum á dag í von um að fá næsta „fix“. Að verki eru meðfæddir eiginleikar sem björguðu okkur í árdaga þegar við röltum um slétturnar í leit að næstu bráð. Ef skyndilega birtist tígrisdýr þá tóku ósjálfráð viðbrögð við og líkaminn brást við með því að dæla dópamíni út í blóðið og við tókum á rás eða réðumst til atlögu.

En hvað er þá til ráða?

Málið snýst ekki um tímastjórnun, ekki um að gera fleiri hluti í einu, hraðar eða á skemmri tíma. Lausnin liggur í því að staldra við, hætta að bregðast við áreiti, taka vandaðar ákvarðanir og stjórna tækninni, en láta hana ekki stjórna okkur. Stjórna en ekki láta stjórnast. Ekki koma öllu í verk, heldur koma réttu hlutunum í verk. Ef við tökum frumkvæðið og ákveðum að einbeita okkur að því sem er mikilvægast í stað þess að láta stjórnast af áreitinu og því sem er áríðandi þá höfum strax stigið fyrsta skrefið að aukinni framleiðni. Við ættum að spyrja okkur í upphafi hverrar vinnuviku: „Hvaða tvö til þrjú verkefni unnin af kostgæfni eru líklegust til að skila mér lengst í átt að mikilvægustu markmiðum mínum í komandi viku?“. Stjórnendur ættu að spyrja sig: „Hvað er það sem ég get gert, og bara ég get gert sem hefur mest áhrif á árangur starfseiningar minnar?“ og þekkingarstarfsmaðurinn ætti að spyrja sig: „Hvað er það sem ég get gert sem skapar mest virði fyrir starfseininguna mína?“.

En svo er líka bara hægt að opna tölvupóstinn og hleypa tígrísdýrinu inn.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.