*

miðvikudagur, 21. nóvember 2018
Davíð Þorláksson
4. september 2016 14:05

Fækkum fundum

„Alltof margir upplýsingafundir eru sniðnir að þessum eina moðhaus í hópnum sem undirbjó sig ekki, er ekki inni í neinu og skilur ekki neitt.“

Í könnun sem Microsoft Office Personal Productivity Challenge gerði árið 2005 kom fram að starfsfólk eyðir að meðaltali 5,6 tímum á viku í fundi og 69% þeirra telja að fundir séu ekki skilvirkir. Við þetta bætist að framleiðni á Íslandi er fimmtungi lægri en í grannríkjum. Samt sem áður sér ekki enn fyrir endann á fundamenningunni.

Víða eru haldnir of margir, of langir og of óskilvirkir fundir. Er einhverjum sem finnst að hann fari á of fáa fundi, að þeir séu of stuttir eða hæfilega skilvirkir? Ólíklegt. Algeng mistök eru að halda fundi til að deila upplýsingum. Það kann að hafa verið praktískt áður en Internetið var fundið upp, eða síminn eða pósturinn, ef út í það er farið, en í dag er slíkt að mestu tilgangslaust.

Langskilvirkasta leiðin er að hver og einn geti, þegar honum hentar, skoðað í rauntíma hver staða mála er, t.d. í gegnum innri vef, verkefnastjórnunar- eða skrárdeilingaforrit. Verði því ekki komið við er einfaldast að senda tölvupóst. Þá getur hver og einn sett sig inn í málið þar og þegar honum hentar á þeim hraða sem honum hentar.

Alltof margir upplýsingafundir eru sniðnir að þessum eina moðhaus í hópnum sem undirbjó sig ekki, er ekki inni í neinu og skilur ekki neitt. Á meðan er verið að sóa tíma allra hinna. Það kann hins vegar að vera praktískt að halda fundi til að taka ákvarðanir. En þá er hægt að gera fundinn styttri og skilvirkari.

Sendið öllum kynningar fyrir fundinn, en ekki fara í gegnum þær á fundinum sjálfum. Opnið frekar á spurningar eða athugasemdir frá þátttakendum. Ekki eyða orku allra áður en kemur að eina tilgangi fundarins; að taka ákvörðun. Þannig verður tími allra nýttur á skilvirkari hátt og betri ákvarðanir verða teknar.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.