Á þessum síðum birtist fyrir ekki löngu pistill eftir Davíð Þorláksson lögfræðing, sem bar heitið „Fækkum fundum“ og var, að því er ég best veit, fyrsta opinbera gagnrýnin á fundagleði landsmanna í íslensku dagblaði, a.m.k. á síðari tímum. Þó er af nægu að taka þegar fundagleði er krufin sem meinsemd í daglegu lífi hins vinnandi manns, bæði undir og yfirmanna.
Á veggspjaldi sem samstarfsfélagi minn hengdi upp á skrifstofu sinni segir að ef manni leiðist í vinnunni, vilji virðast upptekinn, langi í félagsskap eða nenni hreinlega ekki að vinna vinnuna sína þá sé til góð lausn – að kalla á fund! Þetta er brandari en í honum er þó stórt sannleikskorn. Á fundum fer mestur tíminn í að bíða eftir að röðin komi að manni sjálfum eða að tala á meðan aðrir bíða eftir að eitthvað athyglisvert sé sagt. Oftar en ekki situr verkefnastjóri, yfirmaður eða samstarfsfélagi við borðendann og þylur upp hugðarefni sín en aðrir fá lítið úr öllu spjallinu. Óhætt er að segja að tæknin ætti að hafa leyst slíka fundi fullkomlega af hólmi.
Flestir fundir væru skárri ef umgjörð þeirra væri agaðri. Fjölda fundargesta ætti að halda í lágmarki og dagskránni sömuleiðis. Brýna skal fyrir öllum að undirbúa sig fyrir fundinn. Fundir eiga að vera eins og kapphlaup með vel afmarkaðri upphafs- og endalínu þar sem allir hlaupa eins hratt og þeir geta allan tímann og eru helst sem jafnastir við marklínuna.
Auðvitað verður ekki komist hjá því að halda fundi. Stundum þurfa fundir einfaldlega að taka tíma, t.d. þegar hinar stóru línur eru ræddar eða framtíðarsýn verkefnis, fyrirtækis eða deildar er mótuð. Engu skal til spara þegar skipulagning verkefnis er framkvæmd. Þá er jafnvel betra að eyða heilum degi umfram áætlun í að ræða alla fleti svo spara megi fleiri vikur þegar líður á. Slíkir fundir eru samt sjaldgæfir. Það eru hinir daglegu eða vikulegu fundir, sem hlaða upp manntímum eftir því sem vikurnar líða, sem þurfa á klippingu að halda.
Bætt skilvirkni snýst oftar en ekki um að skoða vel þau verkefni sem þarf að vinna oft og má hugsanlega sleppa eða vinna hraðar. Það sem tekur 30 mínútur á dag en má gera á 10 mínútum er á 100 vinnudögum orðið að sparnaði upp á 2.000 mínútur eða tæpar 14 klukkustundir – tveir heilir vinnudagar. Er þó bara verið að tala um 20 mínútur á dag. Sé hefð fyrir reglulegum starfsmanna- eða verkefnafundum, stöðufundum eða kynningarfundum á vinnustaðnum er auðvelt að ímynda sér að finna megi margar klukkustundir á mánuði sem má græða, t.d. með því að hvetja fundargesti til að undirbúa sig svo fundi megi stytta niður að kjarna málsins.
Ég vil hvetja alla til að endurskoða hlutverk funda í vinnuumhverfi sínu og gjarnan segja skoðun sína á þeim upphátt. Í slíkt hlýtur að vera vel tekið á hverjum vinnustað.
Í næsta pistli ætla ég að skipta aðeins um gír og fjalla um hið margslungna hugtak „fjölverkavinnslu“ eða „multi-tasking“ eins og flestir þekkja það. Í stuttu máli má segja að fyrir mannsheilann finnist ekkert slíkt fyrirbæri (heldur ekki hjá konum), en nánar um það síðar.
Höfundur er verkfræðingur.
