Ávinnustaðnum er oft mikið að gera eins og gengur og gerist. Skýrsluna þarf að skrifa, bókhaldinu þarf að sinna, taka þarf til, gögnunum þarf að koma í kerfið, viðskiptavinunum þarf að svara og svona mætti lengi telja.
Freistingin verður oft sú að reyna að sinna mörgu í einu til að ljúka sem flestu af sem fyrst – að framkvæma fjölverkavinnslu eða „multi-tasking“.
Nú er heilinn okkar ekki eins og örgjörvi í tölvu sem getur framkvæmt mörg verkefni samtímis án þess að það bitni á vinnsluhraðanum. Vissulega er hægt að klóra sér á höfðinu og fá sér kaffisopa á sama tíma en meira að segja hér er heilinn okkar stanslaust að skipta á milli verkefna – að flakka frá einu auðveldu verkefni til annars.
Þegar kemur að því að sinna einbeitingarvinnu blasa annars konar aðstæður við. Varhugavert er að ætla sér á sama tíma að leysa flókna útreikninga og fylgjast með uppfærslum á fréttasíðu Viðskiptablaðsins.
Fjölverkavinnsla er, í stuttu máli, ekki skynsamleg. Hröð skipti á milli verkefna krefjast þess að verkefnin sem liggja fyrir séu einföld eða aðgengileg og að auðvelt sé að setja sig inn í þau.
Af því leiðir að fjölverkavinnsla er enginn lykill að aukinni skilvirkni nema síður sé. Flóknum eða krefjandi verkefnum þarf að sinna af fullri athygli. Annars er hættan sú að smáatriðin gleymist og að slíkt bitni á gæðum vinnunnar.
Þá þarf jafnvel að byrja á þeim aftur og fýkur þá tímasparnaðurinn fljótt út um gluggann. Skilvirkni snýst um að tryggja gæðin frekar en magnið.
Miklu betra er að skilgreina vel nauðsynlegan og raunhæfan tímaramma fyrir það sem liggur fyrir og vinna markvisst að einu verkefni í einu. Oft er gagnlegt að brjóta verkefni niður í smærri verkefni sem verður raunhæfara að áætla tíma fyrir. Með þessum hætti má forðast vitleysur, minnka álag og bæta einbeitingu. Það sem þarf bara að gera einu sinni er gert nógu hratt.
Sagt er að konur einar geti unnið að mörgum verkum á sama tíma. Það má vel vera en hvers vegna?
Hugsanlega eru þær betri en karlmenn í að brjóta verkefni niður í afmarkaða og aðgengilega hluta þar sem má sinna tveimur eða þremur til skiptis án vandkvæða.
Kannski eru þær útsjónarsamari í að finna verkþætti sem má setja á sjálfstýringu, t.d. með notkun tækja, og nota heilann í annað á meðan. Sé það raunin er það nokkuð sem við getum öll lært af.
Við getum skipt hratt á milli verkefna sem er auðvelt að setja sig inn í. Við getum ekki látið hluta heilans hugsa um skýrsluna á meðan hinn sér um símtalið, a.m.k. ekki svo vel sé.
Rannsóknir hafa meira að segja gefið til kynna að fjölverkavinnsla sé heilaskemmandi og lækki greindarvísitölu okkar um mörg stig! Er þá ekki betra að gera eitt í einu og gera það vel en gera margt í einu og gera illa?
Í næsta pistli ætla ég að ræða skipurit og þann töframátt sem margir telja að fylgi þeim eða breytingum á þeim. Mín afstaða er sú að verkefnin tilheyri einstaklingum og að þau skipurit eru best sem flækjast sem minnst fyrir fólki.
Höfundur er verkfræðingur.
