Skilvirkni er í eðli sínu einfalt hugtak og er yfirleitt notað um eitthvað sem er gert bæði hratt og vel. Maður er skilvirkari en annar ef hann afkastar meiru án þess að gera mörg mistök. En hvernig verður maður skilvirkur? Mikilvægustu hráefnin hér eru hugarfar og þolinmæði. Það getur tekið tíma að byggja upp skilvirk vinnubrögð og læra hvernig á að forðast mistök um leið og vinnuhraðinn er aukinn
Sumir gera þau mistök að tileinka sér skilvirkni með því að vinna hratt frá upphafi, gera öll hugsanleg mistök og slípa svo vinnubrögðin smátt og smátt. Þetta hefur vissulega ákveðna kosti, eins og hraðan lærdóm, en einnig marga galla. Mistök kosta tíma og fé, geta bitnað á vinnu annarra, dregið úr gæðum og eru almennt til ama. Oft er betra að auka skilvirkni sína með því að vinna hægar og þá er oft gott að kunna leiðir til að hægja á sér. Verður stungið upp á nokkrum slíkum hér
Farðu yfir vinnu þína og farðu svo yfir hana aftur
Hérna er gott að hafa í huga gamalt máltæki smiða: Mældu tvisvar, sagaðu einu sinni. Með því að yfirfara og yfirfara aftur vinnu sínu má oft grípa vitleysurnar og kæfa þær í fæðingu eða áður en þær hafa alvarlegar afleiðingar í för með sér. Smiðurinn sem mælir tvisvar og sagar einu sinni getur sparað sér sóun á timbri í skiptum fyrir örlítið af tíma sínum. Flestir geta fundið sambærilegar aðstæð ur í eigin vinnu og jafnvel einkalífi þar sem góð yfirferð getur sparað tíma og fé.
Eyddu miklum tíma í einföldustu atriði
Oft stöndum við frammi fyrir því að þurfa að gera það sama aftur og aftur. Freistingin er vitaskuld og skiljanlega sú að reyna að vinna hraðar og hraðar að slíkum verkefnum. Sá hraði getur hins vegar kostað sitt. Oft er hægt að eyða svolitlum tíma í staðinn í að hugleiða hvernig má vinna einföld verkefni sem mikið er af á annan hátt, t.d. með því að láta tölvu eða vél vinna það fyrir sig. Villa í einföldu grunnatriði getur orðið dýrkeypt þegar það verður hluti af stærra verkefni. Það getur því oft borgað sig að taka sér góðan tíma, líka fyrir einföldu verkefnin.
Leitaðu eftir endurgjöf
Þegar við vinnum að einhverju sem við teljum okkur kunna vel er freistingin oft sú að hlaupa frá upphafs- til endalínu án þess að fá álit annarra. Þetta getur í verstu tilvikum leitt til þess að öll vinnan fer til spillis. Oft er því viturlegt að leita eftir endurgjöf (e. feedback) frá öðrum, helst reglulega, og reyna þannig að grípa vitleysur eða koma auga á misskilning um leið. Ekki er víst að þessi endurgjöf komi af sjálfu sér og þá þarf að biðja um hana. Tími sem fer í slíkt getur í mörgum tilvikum borgað sig
Eyddu tíma til að spara tíma
Oft getur góður undirbúningur skilað sér í betri gæðum og tíminn sem fer í hann getur margborgað sig. Stundum er líka skynsamlegt að eyða tíma í að hugsa verkefni upp á nýtt svo þau verði unnin af meiri samkvæmni og í betri gæðum framvegis. Til dæmis má oft nota hugbúnað til að færa tölur og texta úr einu skjali í annað í stað þess að nota músina og þá getur verið vel þess virði að fjárfesta í slíku, ýmist með því að kaupa hugbúnað eða forrita hann. Ef svolítil fjárfesting í tíma í upphafi getur sparað miklu meiri tíma til lengri tíma er einfalt að sjá að sá tími borgar sig margfalt til baka
Að vinna hægar á ekki að vera markmið í sjálfu sér en með því að vinna hægar er oft hægt að áorka miklu og forðast að detta í allar gömlu gildrurnar – vitleysurnar, mistökin og óásættanlegu gæðin. Að vinna hægar getur skilað sér í stóraukinni skilvirkni.
Í næsta pistli ætla ég að fjalla um ljómandi gott stressmeðal sem alltof fáir taka: Að segja „skítt með það“ við ákveðin tækifæri.
Höfundur er verkfræðingur.
