Umræða um bætta skilvirkni á Íslandi hefur átt sér stað í einhverjum mæli seinustu misseri. Er hún gjarnan innblásin af fréttum af því að íslenskar vinnustundir virðast skila töluvert minni verðmætum en gengur og gerist í þeim löndum sem Íslendingar bera sig helst saman við, svo sem á hinum Norðurlöndunum.

Oft má skýra þann mismun með tilvísun í langtímaþróun og sögu hagkerfis og uppbyggingu fjármunaeigna (e. capital goods) sem auka verðmætasköpun starfsfólks og stjórnenda. Slíkar skýringar eru samt fjarlægar okkur frá degi til dags og oft dugir að líta sér nær. Starfsmenn geta gert ýmislegt til að auka skilvirkni sína, t.d. með bættum verkferlum og sniðugra verklagi. Er það efni þessa pistils og annarra sem koma í kjölfarið á næstu vikum.

Í lítilli bók sem ég skrifaði um bætta skilvirkni, The Smallest Efficiency Guide in the World, kem ég inn á nokkrar leiðir sem fólk getur nýtt sér til að auka skilvirkni sína. Má þar nefna að stilla vinnudaginn af eftir andlegri getu. Þetta þýðir að menn velji þau verkefni sem henta hverjum tíma dags. Flestir eru t.d. ferskastir á morgnana. Þá er upplagt að takast á við mest krefjandi verkefnin. Þegar líður að síðdegi er gott að eiga auðveldari verkefni eftir, t.d. tiltekt eða svörun fyrirspurna. Með þessum hætti má koma í veg fyrir sóun á tíma og fé sem leiðir af því að eiga erfið verkefni eftir þegar andleg og líkamleg orka er nánast uppurin.

Önnur sniðug leið til að auka skilvirkni er að skipuleggja vinnu sína þannig að fundum er fækkað eins mikið og hægt er. Það er t.d. hægt að gera með skipulegum tölvupóstum sem útskýra vandamál eða lausn þess með skipulögðum hætti þannig að ekki þurfi að kalla í fund til að ræða málin. Tímafrekt getur verið að skrifa slíka tölvupósta en sá tími er góð fjárfesting.

Í stað munnlegra samskipta á fundum, þar sem einn les upp sína punkta og annar reynir að skrifa þá niður hjá sér, komast upplýsingarnar ósíaðar og skriflega frá einum manni til annars. Samskiptin eru einnig geymd í pósthólfinu og má grafa upp síðar. Sá sem skrifar tölvupóstinn er ekki bara að spara sér fundartíma heldur einnig að skipuleggja hugsanir sínar og spara öðrum fundartíma. Fundir eru enda hálfgerð arfleifð frá tímum þar sem ekki voru til tölvupóstar eða jafnvel faxtæki og hvað þá spjallforrit eða forrit sem gátu deilt skjámynd þvert á tölvur.

Ráð af þessu tagi og mörg fleiri geta nýst fólki til að bæta afköst sín, minnka óreiðu í vinnuumhverfi sínu, bæta notkun takmarkaðs tíma og nýta betur þau tæki og tól sem nú þegar eru til staðar án frekari fjárfestinga í dýrum búnaði eða námskeiðum. Bætt skilvirkni á að vera markmið allra sem vilja leggja sitt af mörkum til verðmætasköpunar sjálfs sín og um leið fyrirtækis. Er það von mín að mitt framlag í pistlum um þetta áríðandi málefni verði einhverjum til góðs.

Höfundur er verkfræðingur