*

fimmtudagur, 21. febrúar 2019
Tómas Hilmar Ragnarz
4. febrúar 2019 10:01

Hvernig verða skrifstofur framtíðarinnar?

Það er ekki að ástæðulausu sem stórfyrirtæki á borð við Amazon og Uber kjósa að starfa innan skrifstofukjarna frekar en að reka hefðbundnar skrifstofur.

Aðsend mynd

Á næstu fimm árum má gera ráð fyrir því að umfang sveigjanlegrar skrifstofuaðstöðu muni aukast um 30%. Um þetta var meðal annars fjallað í breskum fjölmiðlum undir lok síðasta árs en þar hefur átt sér stað hröð þróun í þá átt að búa skrifstofurými og skrifstofumenningu undir framtíðina. Þessi þróun mun hafa áhrif á það hvernig þúsundir fyrirtækja, af öllum stærðum og gerðum, skipuleggja daglega starfsemi sína í framtíðinni.

Sífellt fleiri fyrirtæki kjósa nú þegar að starfa frekar í sveigjanlegum skrifstofuhúsnæði eða innan um skrifstofukjarna. Stjórnendur sjá að tíma þeirra er betur varið í daglega starfsemi fyrirtækisins en í það að verja tíma sínum í húsnæðismál eða annað sem tengist rekstri á skrifstofum.

Gamli tíminn

Við getum tekið einfalt dæmi úr raunveruleikanum. Eftir að hafa unnið nokkur ráðgjafaverkefni að loknu námi ákváðu fjórir skólafélagar að stofna fyrirtæki um þjónustu sína í byrjun síðasta áratugar. Eftir að hafa fundað á kaffihúsum og heimahúsum var eitt af þeirra fyrstu verkefnum að finna hentugt húsnæði undir starfsemina. Um leið þurftu þeir að verða sér úti um skrifborð, stóla, prentara, kaffikönnu, ísskáp, síma, fundarborð og annað sem tengist því að reka skrifstofu. Í framhaldinu þurfti að semja um ræstingarþjónustu, gæta að viðhaldi og annað tilfallandi. Allt tók þetta nokkra daga og vissulega fylgja því skemmtilegar minningar. Tíminn sem í þetta fór hefði þó betur nýst í vinnu og sölu á þeirri þjónustu sem þeir höfðu upp á að bjóða. Félagarnir fundu húsnæði þar sem vel fór um alla og gott betur því þar mátti líka finna fundarherbergi sem þó var sárasjaldan notað. Með auknum verkefnum óx fyrirtækið og fundarherbergið var fljótlega nýtt undir nýja starfsmenn, enda áttuðu þeir sig fljótt að því að fermetrarnir nýttust betur til að skapa fyrirtækinu auknar tekjur.

Nútíminn

Þessu er öðruvísi farið í dag, en þó ekki alveg. Við stofnun fyrirtækis er nú hægt að hefja starfsemi samdægurs í fullbúnu skrifstofuhúsnæði. Það eina sem starfsmenn þurfa að gera er að mæta með tölvuna sína og byrja að vinna. Þá gildir einu hvort um sé að ræða einyrkja, tveggja manna fyrirtæki, fyrirtæki með tíu starfsmenn eða fleiri. Með því að sinna daglegum störfum sínum í sveigjanlegu skrifstofuhúsnæði í skrifstofukjarna komast stjórnendur fyrirtækja hjá því að velta húsnæðismálum og öllu því sem fylgir fyrir sér. Svarþjónusta, ræsting, kaffiaðstaða, fundarherbergi og allt annað tilheyrandi er nú þegar til staðar ásamt öllum þeim innviðum sem til þarf.

Allt gengur þetta þó í bylgjum. Fyrir nokkrum árum ruddu opin vinnurými sér til rúms í auknari mæli. Því fylgja kostir og gallar líkt og lokaðar og misstórar skrifstofur gerðu áður. Allir leita þó þeirra leiða sem henta þeim og starfsfólki þeirra best. Sumir kjósa að vinna part úr vinnuvikunni heima við, aðrir vinna meginþorra vinnu sinnar við sama skrifborðið og þannig mætti áfram telja – en það sem allflestir eiga sameiginlegt er að velja sveigjanleikann umfram annað. Það gera hvort í senn stjórnendur og starfsmenn. Fyrir einyrkja getur það jafnframt verið mikils virði að gerast hluti af því samfélagi sem skrifstofukjarnar ólíkra fyrirtækja bjóða upp á, bæði hvað varðar félagslegan þátt og eins þau tækifæri sem kunna að skapast með öflugri tengslamyndun.

Framtíðin

Stjórnendur fyrirtækja eru að hverfa frá því hefðbundna skrifstofuhaldi. Við vitum ekki nákvæmlega hvernig þessi þróun verður. Við vitum þó að sveigjanleiki verður í fyrirrúmi og fólk mun áfram leita leiða til að einfalda daglega starfsemi sína í þeim tilgangi að ná sem mestum afköstum. Fasteignaumsjón er eitt af þeim verkefnum sem auðvelt er að einfalda. Það er ekki að ástæðulausu sem stórfyrirtæki á borð við Airbus, Amazon, Uber og mörg fleiri kjósa að starfa innan skrifstofukjarna frekar en að reka hefðbundnar skrifstofur. Þessi fyrirtæki kjósa sveigjanleika fyrir starfsfólk sitt og gæta þess að tími þeirra nýtist í vinnu og hugmyndauðgi.

Það gilda sömu lögmál fyrir minni fyrirtæki. Fyrir fyrirtæki sem stækkar þarf að vera hvort í senn fljótlegt og einfalt að bæta við aðstöðu fyrir nýja starfsmenn án þess að þurfa að leita að nýju húsnæði með tilheyrandi flutningum og raski. Það sama á við þegar fyrirtæki draga saman starfsemi sína. Fyrir opinberar nefndir og starfshópa er einfaldara og ódýrara að koma sér tímabundið fyrir í fullbúnum skrifstofukjarna og geta gengið þaðan út þegar verkefninu lýkur.

Sem fyrr segir er ekki vitað nákvæmlega hvað framtíðin ber í skauti sér. En við vitum að í framtíðinni viljum við góða og sveigjanlega vinnuaðstöðu án mikillar fyrirhafnar.

Höfundur er eigandi og framkvæmdastjóri Regus á Íslandi.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.