Nú á dögum heilbrigðrar fjarlægðar hafa fjarfundir öðlast almenna útbreiðslu. Þeir geta verið með óformlegra yfirbragði en tíðkast í vinnunni, sumir varla komnir út náttfötunum, meðan aðrir hafa stillt upp leikmynd og flóa fallegan latte í múmínbolla. Sjálfir fundirnir þurfa þó oft að vera nokkuð formlegir, sérstaklega eftir því sem þeir eru fjölmennari og það þarf að undirbúa þá, svo þeir séu til sóma og gagns.
Fólk þarf að huga að því hvernig það kemur fyrir á fjarfundinum og hver umgjörðin er í heimastúdíóinu. Það er óþarfi að stríla sig sérstaklega upp, en það gengur ekki heldur að sitja á sloppnum með sígó í annarri og múmínbollann í hinni. Eins þarf að gæta að því að það sé sæmilegt næði.
Vinnufundur er hvað sem öðru líður vinnufundur og þó hann fari fram í gegnum myndavél, þá á hann samt sem áður að hafa faglegt yfirbragð og vera skilvirkur. Það á ekki síður við okkur sjálf. Huga þarf að eigin útliti, umhverfinu og síðast en ekki síst, hvernig það lítur út í mynd og hvernig hljóðið er. Því kortéri er vel varið, sem notað er í undirbúning og prófa hvernig útkoman er á skjánum hjá einhverjum öðrum heimilismanni.
Hluti umhverfisins á fjarfundum er svo hvernig fólk er merkt á þeim, en það þarf fólk sjálft að tilgreina. Þar á ekki að standa „Villa og Diddi" eða „Þrúðmar's iPhone". Á smærri fundum dugar nafnið vel, en ef þeir eru stærri getur verið rétt að láta titil eða deild fylgja.
Bakgrunnur
Hafðu í huga að þú ert að bjóða vinnufélögunum inn á heimilið og því skiptir máli að það sé snyrtilegt í kringum þig, en einnig að umhverfið dragi ekki óþarfa athygli að sér. Berangurslegur hvítur veggur er fráhrindandi, en ef hann er þakinn fjölskyldumyndum eða með plakati af Beyoncé, þá er hann truflandi. Minna er meira, svo best fer á því að hafa vegg að baki sér - ekki þó þannig að fólk sitji alveg upp við hann - og kannski eins mynd á honum, sem ekki tekur of mikið til sín. Planta sakar ekki heldur.
Mestu skiptir þó að sitja aldrei með glugga á bak við sig, alveg sama hvað útsýnið er fallegt. Hins vegar getur gluggi til hliðar við þig gefið meiri dýpt í myndina, en ekki þó þannig að sólskinið streymi þar inn.
Hafa þarf í huga að þó að herbergið sé bjart, þá verður að vera lýsing í því til þess að myndin verði almennileg. Samt ætti að forðast loftlýsingu beint að ofan, hún varpar leiðindaskugga á andlitið. Það er tilvalið að hafa kveikt á skrifborðslampa og því hlýrri sem birtan er því betra. Aðalljósgjafinn á að vera fyrir miðju bak við myndavélina (ekki þó þannig að hún eða skjárinn varpi skugga á þig!).
Það er rétt að sitja við borð, en þú þarft að vera með hreint borð, ekki blaðabunka og möppur, pennastatíf eða golfbikarinn frá í hitteðfyrra. Slík óreiða er til baga, minnisblokk og blýantur duga alveg. Ekki gleyma að taka til á skjáborðinu. Stundum þarf að varpa mynd af því eða vinnuskjali inn á fundinn. Þá er verra að það sjáist að það séu 2.487 ólesnir póstar í innhólfinu eða kapall fremsta forritið. Fjarfundir geta líka reynt á tækjabúnaðinn, svo það er rétt að skjóta niður óþarfa forrit önnur.
Framkoma
Það veltur auðvitað bæði á vinnustað og stöðu hvernig best fer á að fólk sé klætt, en fyrir alla skiptir máli að vera snyrtileg til fara, þó ekki væri nema til að sýna vinnufélögunum (eða samstarfaðilum og viðskiptavinum) tilhlýðilega virðingu. Það er sjálfsagt mál að muna eftir að greiða sér og snyrta og karlar: mottumars hefur ekki verið framlengdur. Það er óþarfi að farða sig fyrir þessa beinu útsendingu, en ef fólk er vant því er það ekki verra.
Hvað fatnað varðar er rétt að vara við skjannahvítum skyrtum eða blússum, þær endurvarpa of miklu ljósi, sem getur blekkt myndavélina til þess að draga of mikið úr birtunni í öðru. Sömuleiðis ber að varast of skæra liti eða fínleg mynstur.
Það þarf að stilla hæðina á stólnum til þess að þú sért í augnhæð við myndavélina, en noti menn fartölvu er rétt að hækka hana með því að hlaða bókum undir. Það á að temja sér að horfa í myndavélina þegar fólk hefur orðið. Það er sniðugt að hafa lítinn púða upp við bakið í stólnum, svona til þess að halda okkur beinum í baki, örlítið framsettum. Gætið þess þó að vera ekki of nálægt myndavélinni, andlitið á ekki að þekja skjáinn. Það er ágætt viðmið að myndin nái a.m.k. niður á bringu.
Loks verða allir að muna að þeir eru í beinni útsendingu, allan tímann. Ekki bora í nefið eða gretta þig þegar leiðindaskarfurinn á fundinum byrjar að rausa, ekki aka þér til í stólnum eða beina athyglinni annað. Einbeitingin á að vera á fundinum og þá fer allt vel.
Nánar er fjallað um málið í Viðskiptablaðinu. Áskrifendur geta nálgast blaðið undir Tölublöð , aðrir geta skráð sig í áskrift hér .
