„Að gefa starfsmönnum einkunnir er eins og að koma fram við þá eins og grunnskólabörn.“ Þetta segir Dr. Frederik Anseel í samtali við Viðskiptablaðið. Dr. Anseel er prófessor í vinnustaðasálfræði og hefur undanfarin ár rannsakað ferla og kerfi sem vinnustaðir nota til að meta og reyna að bæta frammistöðu starfsmanna sinna. Hann segir að um 90% allra fyrirtækja í Bandaríkjunum og Evrópu notist við einhverja útgáfu frammistöðusamtala, þar sem yfirmenn ræða við undirmenn sína um frammistöðu í vinnunni og gefa þeim einkunnir. Aftur á móti skili þessi viðtöl ekki tilætluðum árangri.
„Hugmyndin er sú að það sé gott að fá starfsfólk til að ræða og fá mat á því hvernig þeim gengur. Starfsfólkið ætti þá að hlusta á endurgjöf, taka við henni og reyna að nota hana til að bæta frammistöðuna. Starfsmenn fá síðan einkunnir og þær eru síðan notaðar til að hvetja fólk en þær eru líka notaðar þegar kemur að því að ákvarða laun eða stöðuhækkanir,“ segir Dr. Anseel. Hann segir að þessi samtöl fari yfirleitt fram árlega, en stundum tvisvar á ári eða jafnvel mánaðarlega. Í grunninn sé tilgangurinn þó sá sami.
Virkar ekki eins og við héldum
„Vandamálið er að við höfum rangt fyrir okkur í grundvallaratriðum um hvernig svona kerfi virka,“ segir Dr. Anseel. Hann segir að starfsfólki sé vissulega umhugað um að fá endurgjöf á störf sín, en það kæri sig aftur á móti ekki á einhvers konar einkunnagjöf fyrir þau. „Fólki finnst það niðrandi,“ segir hann.
Jafnframt segir hann að óheppilegir hvatar séu innbyggðir inn í frammistöðusamtöl með einkunnagjöf. „Þetta setur starfsfólkið í mjög erfiða stöðu. Í annan stað finnst þeim mikilvægt að vita hvernig þeim gengur, en á hinn bóginn veit það að einkunnagjöf er notuð til að taka ákvarðanir um laun, stöðuhækkanir og jafnvel um starfslok,“ segir Dr. Anseel. Fyrir vikið sé það ekki alltaf besti kosturinn fyrir starfsfólk að vera opið og heiðarlegt í frammistöðuviðtölum.
Borgar sig ekki að vera heiðarlegur
„Þegar þú kemur í frammistöðuviðtal tekur yfirmaðurinn þinn eða einhver úr mannauðsdeild yfirleitt á móti þér og vill fá að vita hverjir séu veikleikar þínir og styrkleikar. Í fyrsta skipti sem þú boðar í svona viðtöl gæti verið að þú fáir opin og hreinskilin svör frá starfsfólkinu. Það gæti þá verið tilbúið að tala um hvar það heldur að það þurfi að bæta sig og um frammistöðu sína, og það getur verið mjög mikilvægt og gefandi samtal. En í lok dags er starfsmanninum síðan gefin einkunn, þar sem þetta hefur áhrif á einkunnagjöfina,“ segir Dr. Anseel.
„Ef þú ert hreinskilinn um að þú hafir veikleika, þá verður það notað gegn þér. Starfsfólkinu finnst þetta þess vegna mjög hræsnisfullt kerfi. Þetta virkar þá kannski fyrsta árið, en næst þegar þú kemur í viðtal þá viðurkennir þú ekki að eitthvað gangi illa eða að þú þurfir að bæta eitthvað í vinnunni,“ bætir hann við.
Snýst upp í andhverfu sína
„Ofan á þetta bætist síðan fjöldi vandamála tengd einkunnagjöfinni. Það mætti ætla að yfirmenn geti gefið hlutlægar einkunnir um starfsfólkið, en niðurstöður rannsókna benda til þess að þannig sé málum ekki háttað. Við erum mjög hlutlæg þegar við erum að meta annað fólk. Í rauninni byggist matið aðallega á því hvað okkur finnst um viðkomandi, og það hefur veruleg áhrif á þessa einkunnagjöf. Við viljum gjarnan ná fram hlutlægri einkunnagjöf, en það er fjarri raunveruleikanum að það sé raunin.“
Hann segir að samspil þessara þátta – hversu ófullkomin einkunnagjöfin sé auk þess hvernig frammistöðusamtalin fari fram, geti snúið kerfinu upp í andhverfu sína. „Þetta getur leitt af sér að fólk er síður umhugað um að bæta frammistöðu sína, en mun áhugasamara um að bæta einkunnirnar sínar. Það eina sem skiptir máli er: Hvaða einkunn fæ ég? Því það er það sem ákvarðar launin eða starfsframann. Ætlanir starfsfólk um að bæta sig, hlusta á endurgjöf og læra af henni, fara fyrir róða vegna þess að þessi matskerfi drepa innbyggða hvata þess til framfara.“
Yfirmenn ofmeta hlutlægnina
Dr. Anseel segir að yfirmenn ofmeti getu sína til að veita hlutlægt mat á starfsfólki stórlega. „Þegar við höfum verið að biðja fjölda manns um að meta eina manneskju, þá myndi maður fyrirfram búast við því að það væri eitthvað samræmi í einkunnagjöf á viðkomandi,“ segir Dr. Anseel.
En þegar á hólminn á komið þá er það ekki þannig. Meira en helmingur af einkunnagjöf byggir í raun á persónulegu mati hvers matsaðila, og það er þar af leiðandi langt frá því að vera hlutlægt. Þegar þú hefur þetta í huga þá er mjög auðvelt að setja sig í spor starfsmanns sem er óánægður með einkunnagjöf sem hann fékk frá yfirmanni og finnst það ósanngjarnt,“ bætir hann við.
Betra að setja mælanleg markmið
„Ég held það sé ekkert að mati á því hvort starfsfólk hafi náð markmiðum sínum, sérstaklega ef þau eru áþreifanleg og mælanleg. Málið er að þú ættir ekki að þurfa að vera að gefa starfsfólki einkunnir, sérstaklega ekki til að bera saman við annað starfsfólk. Við getum vel metið frammistöðu, meira að segja með sölutölum og annarri tölfræði, án þess að gefa starfsmönnum einkunnir. Þess í stað ætti frekar að reyna að hjálpa fólki að verða betri í vinnunni sinni.“
Spurður með hvaða hætti sé best að gera það segir Dr. Anseel: „Fyrirtæki ættu að gefa óformlegri endurgjöf og mati á starfsfólki meiri gaum. Í stað þess að einblína á árlegt frammistöðumat og einkunnagjöf ættu yfirmenn að ræða daglega við undirmenn sína og spyrja út í hvernig hlutir gangi, hvernig sé hægt að hjálpa, hvaða vandamál séu að koma upp og þessháttar.“
Dr. Anseel mun flytja erindi um gagnsemi frammistöðusamtala á ráðstefnu Gallups sem verður haldin næsta föstudag, 25. september, á Hótel Natura á milli 8:30 og 11.
