Starfsmenn Sýslumannsins á Vestfjörðum munu þurfa að róta í óskipulagðri skjalageymslu til að reyna að finna skjal sem sýnir fram á hver fékk líftryggingabætur eftir einstakling sem lést undir lok 19. aldar. Þetta felst í niðurstöðu úrskurðarnefndar um upplýsingamál (ÚNU).

Leiðrétting: Innsláttarvilla var í upphaflegri útgáfu fréttarinnar. Þar stóð „18. aldar“ en rétt er að maðurinn lést á síðasta ári 19. aldar. Leiðréttist þetta hér með.

Einstaklingur óskaði eftir téðum upplýsingum síðasta sumar en síðla síðasta ár barst svar sýslumanns. Var það á þá leið að leit að plagginu hefði engan árangur borið og auk þess væri leit í skjalasafninu erfiðleikum háð sökum framkvæmda í húsnæði embættisins. Var beiðninni því hafnað vegna tímabundins ómöguleika.

Sú afstaða var kærð til ÚNU. Í athugasemdum sýslumanns kom fram að það hefði orðið til við sameiningu embætta á Vestfjörðum. Engin heildstæð skrá sé til um skjalasafn embættisins og því ekki hægt að fletta gögnum upp með einföldum eða fljótlegum hætti. Þá tefji umræddar framkvæmdir þar sem hluti skjalanna sé ekki aðgengilegur á meðan þeim stendur. Að endingu var tekið fram að húsnæði sýslumanns á Patreksfirði hafi orðið eldi að bráð árið 1936 og því mögulegt að umrætt skjal hafi orðið að ösku. Því væri heimilt að synja beiðninni um stundarsakir.

Á þetta féllst ÚNU ekki. Nefndin taldi að þar sem skjalið hefði náð 30 ára aldri, og rúmlega það, yrði að leysa úr beiðninni á grunni laga um opinber skjalasöfn en ekki upplýsingalaga. Var þess getið í úrskurðinum að skjalastjórn og skjalavarsla embættisins væri ekki í samræmi við ákvæði laga um opinber skjalasöfn.

„Það að ekki hafi verið séð til þess að öll skjöl Sýslumannsins á Vestfjörðum séu aðgengileg í samræmi við framangreind ákvæði laga, hefur leitt til þess að embættið kveður ekki mögulegt að leita að umbeðnum gögnum í skjalasafni sínu. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál tekur fram að ekkert lagaákvæði færir stoð undir synjun beiðni um aðgang að skjali af þessari ástæðu, hvorki á grundvelli laga um opinber skjalasöfn né upplýsingalaga,“ segir í úrskurðinum.

Taldi embættið að á embætti sýslumanns hvíldi sú skylda að leita að skjalinu í skjalasafni sínu. Gilti þar einu hvort kassinn með umræddum pappír væri vistaður í húsi eða í geymslu á meðan framkvæmdum stæði. Önnur niðurstaða myndi leiða til þess að stjórnvöld gætu sleppt skjalaskráningu og vistað skjöl úti í bæ með það að marki að komast hjá upplýsingaskyldu sinni.

„Í stað þess að taka beiðni kæranda til meðferðar samkvæmt ákvæðum laga um opinber skjalasöfn og upplýsingalaga, með hliðsjón af rannsóknarreglu stjórnsýsluréttarins, lét embættið duga að synja beiðninni á þeirri röngu forsendu að ómögulegt væri að leita að þeim,“ segir í úrskurðinum. Taldi nefndin afgreiðslu sýslumanns haldna svo miklum annmörkum að ekki varð hjá því komist að fella hana úr gildi og vísa málinu á ný vestur á firði til lögmætrar afgreiðslu.