*

föstudagur, 27. nóvember 2020
Innlent 23. febrúar 2020 14:05

Vill að fundamenning breytist til hins betra

Ingibjörg Gísladóttir hjálpar fyrirtækjum og stofnunum að undirbúa og leiða fundi þar sem lögð er áhersla á virka þátttöku, vinnustofur og ráðstefnur.

Sveinn Ólafur Melsted
Ingibjörg Gísladóttir, einn af eigendum Birki ráðgjafar.
Gígja Einars

Starfsfólk í viðskiptalífinu ver miklum tíma í fundi og því er til mikils að vinna að auka árangur þeirra, að sögn Ingibjargar Gísladóttur, eins eigenda að Birki ráðgjöf. Ingibjörgu er mikið í mun að breyta fundamenningu á Íslandi og leggur hún mikla áherslu á að auka gagnsemi funda og virkni þátttakenda á fundum. 

„Til að hámarka gagnsemi funda þarf það að vera öllum þátttakendum ljóst hver sé tilgangur fundarins og að fundur sé besta leiðin til að ná fram því markmiði. Fólk þarf einnig að hafa haft tækifæri til að undirbúa sig þannig að allir mæti vel undirbúnir á fundinn. Fundir eru eitt helsta verkfæri viðskiptalífsins og eins mikið og fólk í atvinnulífinu er á fundum, er lítið um það að fólk fái þjálfun í því með hvaða hætti sé árangursríkast að halda fundi. Það er því klárlega sóknarfæri til staðar hvað fundahald varðar innan fyrirtækja." 

Ingibjörg heldur utan um hina svokölluðu Kaffipásu, sem er hluti af Birki ráðgjöf, en þar býður Ingibjörg fyrirtækjum og stofnunum að undirbúa og leiða fundi þar sem lögð er áhersla á virka þátttöku, vinnustofur og ráðstefnur. 

„Ég býð upp á námskeið þar sem ég fer yfir ýmsar hliðar á fundum og leiðir til að auka gagnsemi og bæta fundamenningu. Svo er ég líka fundalóðs (e. facilitator) en lóðsinn er sá sem leiðir fundinn og er hlutverk hans mjög mikilvægt. Lóðsinn setur umræðuna í gang, útskýrir ferlið og er til staðar ef á þarf að halda en lætur lítið fyrir sér fara á meðan umræðuhópar eru í gangi. Það eru þátttakendur sem hafa orðið og mikilvægt er að umræðan flæði vel. Lóðsinn truflar ekki umræðuna að óþörfu og túlkar ekki það sem fólk segir." 

Öllum gert kleift að koma að sínum hugmyndum 

Í störfum sínum leggur Ingibjörg einnig mikla áherslu á hugmyndafundi með virkri þátttöku. 

„Á þessum hugmyndafundum er verið að leita eftir hugmyndum og samtali hóps sem er að vinna að einhverju sameiginlegu markmiði. Í því samhengi má t.d. nefna samtal stjórnenda og starfsmanna, þar sem verið er að ræða leiðir til að ná fram auknum árangri og marka stefnu til framtíðar. Þá skiptir miklu máli að allir geti komið umræðu á dagskrá. Stjórnendur hafa ekki endilega sömu innsýn í dagleg viðfangsefni, eru ekki endilega heldur í beinum samskiptum við viðskiptavini og því er mikilvægt fyrir þá að starfsmenn fái einnig að koma hugmyndum sínum, reynslu og þekkingu á framfæri. Þetta samtal er verðmætt og skilar miklum árangri, því góðar hugmyndir fæðast oftar en ekki í samtali. 

Það er hluti af því að vera með lýðræðislega stjórnun að allir geti komið hlutum á dagskrá. Ef fólk upplifir að það sé hlustað á viðhorf þess og hugmyndir, er verið að valdefla fólk og þannig eykst áhugi þess á starfi sínu."

Nánar er fjallað um málið í fylgiritinu Fundir & ráðstefnur. Áskrifendur geta nálgast blaðið undir Tölublöð, aðrir geta skráð sig í áskrift hér