*

þriðjudagur, 14. júlí 2020
Jóhann Örn. B. Ben.
27. maí 2020 17:05

Covid-19: Fyrirtækjadauði eða rekstrartækifæri?

Nú er það í höndum fyrirtækja að ákveða hvort þeim fallist hendur vegna ástandsins eða dragi lærdóm af því til framtíðar.

Haraldur Guðjónsson

Á þessum fordæmalausum tímum hefur óvissa ríkt í samfélaginu öllu og sér í lagi hjá fyrirtækjum. Þrátt fyrir allar þær viðbragðsaðgerðir sem ríkisstjórnin hefur sett fram, hafa fyrirtæki þurft að draga saman segl, segja upp fólki og mörg fyrirtæki hafa skellt í lás. Með því að fullnýta þessar viðbragðsaðgerðir, hafa mörg fyrirtæki náð að lækka launakostnað sinn um nær 75%, sem er í flestum tilvikum einn stærsti kostnaðarliður fyrirtækisins. Þrátt fyrir þær aðgerðir, virðist baráttan ekki unnin.

Tekjur taldar mikilvægari en kostnaður

Starf mitt felur í sér ráðgjöf í fjármálagreiningum og að aðstoða stjórnendur við skýrslu- og áætlanagerðir. Komið hefur í ljós við þá vinnu að margir stjórnendur eru töluvert uppteknari af tekjuhlið fyrirtækisins heldur en kostnaðarhliðinni. Sú lausn að auka tekjur með auknum kostnaði býr þó til meiri áhættu og óvissu innan fyrirtækisins, sem skilar oft ekki auknum hagnaði. Þegar öllu er á botninn hvolft er töluvert einfaldara að laga ferla innan fyrirtækisins og ná þannig fram kostnaðarlækkun, en að tryggja endurkomu viðskiptavina. Báðar þessar leiðir bera með sér aukinn kostnað, en auðveldara og ódýrara er að hafa áhrif innan fyrirtækisins, en á viðskiptavini.

Mörg fyrirtæki hafa fundið fyrir því að þrátt fyrir launakostnaðaraðgerðir ríkisstjórnarinnar, þá hefur annars konar fastur kostnaður verið þeim erfiður. Oft er sá kostnaður sem um ræðir innviðafjárfestingar sem fyrirtæki hafa farið í til tekjuaukningar. Áætlaðar tekjur eru því stór liður í því hvaða kostnaðarskuldbindingar fyrirtæki leggja í. 

Þar liggur einmitt hundurinn grafinn. Tekjurnar eru áætlaðar, en samningsbundinn kostnaður er óumflýjanlegur. Sveiflur geta verið á þeim tekjum, en fasti kostnaðurinn verður sá sami, eða hækkar með samningsbundnum verðbreytingum. Að sjálfsögðu er þetta ekki algilt, en oft virðist þetta vera rót vandans.

Stefna fyrirtækja á markaðinum í dag virðist því snúast um að auka hagnað með auknum tekjum, frekar en minnkuðum kostnaði. Þessir fordæmalausu tímar gefa því mikið svigrúm til breytinga á innri ferlum fyrirtækisins í átt að hagræðingu. 

„Þetta hefur alltaf verið gert svona“

Flest fyrirtæki þekkja það langa og kostnaðarsama ferli, sem vanalega á sér stað á síðustu þremur mánuðum ársins:  gerð fjárhagsáætlunar komandi árs. Að áætlunargerðinni koma mörg stöðugildi, margir manntímar og niðurnjörvað ferli sem býður ekki upp á miklar breytingar. 

Hver var síðan útkoma áætlanna? Skilaði ferlið þeim fórnarkostnaði sem í það var lagt? Sterklega má búast við því að nær engin áætlun nokkurs fyrirtækis hafi staðist á fyrsta ársfjórðungi. Áætlunin var samt sem áður gerð, fjármunum eytt og stöðugildi notuð. En hver var ágóðinn? 

Árið 2020 er ekki einsdæmi þegar kemur að því að áætlanir standist ekki. Áætlanir eru gerðar á hverju ári um framtíðarhorfur næsta árs, sem fyrirtæki horfa oft á sem eiginlegan heilagan sannleik. Ekki má bregða út frá áætlun og deildarstjórar sjá sig knúna til þess að ýkja tekjur og minnka kostnað til þess að verða við kröfum stjórnenda um hagnað. Raunveruleikinn er oft sá að áætlunin fellur á fyrstu dögum ársins. Að segja skilið við áætlanaferlið eins og við þekkjum það er ekki ný nálgun. Skammtímaáætlanir, spálíkön og sjálfkeyrandi raunskýrslur hafa verið í notkun í fjölda ára, þar sem skilið hefur verið við „Áætlun 2020 – final - final 2.2“ Excel skjalið sem flestir kannast við. Nútíminn býður upp á fjöldann allan af valmöguleikum, sem eru skilvirkir, notendavænir og ódýrir. 

Afsökunin „þetta hefur alltaf verið gert svona“ á því ekki lengur við, ef fyrirtæki vilja lifa af á kvikum nútímamarkaði.

Tækifæri til breytinga

Svigrúm er orð sem ég hef oft heyrt í samtali við stjórnendur fyrirtækja. Svigrúm til stækkunar, svigrúm til fjárfestinga, svigrúm til tekjuaukningar o.s.frv. Þegar svigrúm leyfir, þá er farið í framkvæmdir. Mér finnst gott að horfa á ráðleggingar mínar til stjórnenda, líkt og ég væri að gefa ráðleggingar til fjölskyldumeðlima. 

Tökum sem dæmi að vinafólk mitt myndi biðja mig um ráð til þess að fara í framkvæmdir á eldhúsi, án þess að hafa til þess sjóð eða sparnað. Þau hafa ekki mikið á milli handanna um hver mánaðarmót, en sjá svigrúm til þess að fara í framkvæmdir með láni. Þau koma með þau rök að þegar húsið seljist, þá muni hækkun á verði endurspegla þá framkvæmd og fjárfestingin endurgreiðist þannig. Ætti ég að segja þeim að láta slag standa, að þetta muni reddast, eða ætti ég segja þeim að hinkra? Annað þeirra gæti misst vinnuna áður en framkvæmdinni er lokið, framkvæmdin orðið dýrari en ráð var gert fyrir, fasteignamarkaður hrunið og svo lengi mætti áfram telja.

Mjög auðvelt er að yfirfæra þessa dæmisögu yfir á rekstur fyrirtækja. Með því að taka til í kostnaðinum, lækka útgjöld og ekki hoppa á fyrsta „svigrúms-vagn“ sem í boði er, er möguleiki á að byggja upp sjóð sem hægt er að nýta, þegar harðnar í ári. Ekki þarf að nota hverja einustu krónu til þess að stofna til framtíðarrekstrartækifæra. Einnig hefur komið í ljós að fyrirtæki hafi nýtt allar þær arðsútgreiðsluheimildir sem í boði hafa verið og þannig tæmt sjóði fyrirtækja, en það er efni í annan pistil.

Þegar einblínt er á það að hækka tekjur með tilheyrandi kostnaði, missa stjórnendur oft yfirsýn yfir kostnaðinn. Þegar tekjurnar eru áætlaðar er ekki hægt að stóla á þær. Það eina sem er á raunverulegu valdi stjórnenda, er hvaða samningsbundinn kostnaður leggst á fyrirtækið. Því ætti frekar að hugsa í núinu og skoða raunverulegt gengi fyrirtækisins. Er kostnaður sem „hefur alltaf verið“ útrýmanlegur? Er möguleiki á að endurskipuleggja ferla til þess að fækka milligönguliðum með tilheyrandi hagræðingu og skilvirkni? 

Covid ástandið hefur gert það að verkum að komið hefur í ljós að margir kostnaðarliðir sem voru „þarfir“ eru ekki svo þarfir lengur. Starfsmenn unnu margir hverjir vinnu sína heimavið í fjölda starfa sem áður var talið að ekki væri mögulegt, fastur kostnaður við starfsaðstöðu var ekki lengur nauðsynlegur og ýmis dulinn kostnaður kom í ljós. 

Nú er það í höndum fyrirtækja að ákveða hvort þeim fallist hendur vegna ástandsins eða dragi lærdóm af því til framtíðar. Lærum af mistökunum og hættum að eyða áætluðum tekjum áður en þær eru staðfestar.

Höfundur er ráðgjafi í stjórnendaráðgjöf og áætlana- og skýrslugerð hjá Cubus.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.