Á þriggja til fjögurra ára fresti fer í gang leikur í mörgum fyrirtækjum sem snýst um það að breyta skipuritinu.

Allt of oft eru þessar breytingar einhverskonar sjálfvirk viðbrögð við ytri pressu svona svolítið eins og þegar læknir lemur létt með hamri á hné og það skýst upp í loftið.

Stundum virðist sem þetta sé leið til að vera fersk og „meðedda“, en er mögulega bara það sem kallað er „gluggaskreytingar“. Við erum í klípu, ætlum að reka nokkra, teikna nýtt skipurit en í sjálfu sér ekki breyta neinu.

Starfsmenn þekkja þennan leik mjög vel og sumir hverjir hafa farið oft milli mismunandi deilda og/ eða sviða, tekið þátt í mörgum innri markaðsherferðum þar sem nýtt upphaf er kynnt o.s.frv.

Er þetta nauðsynleg endurnýjun eða tilviljunarkenndir krampar? Nýjasta dæmið er umræðan um Landspítalann en því hefur verið haldið fram að fyrir hvern einn starfsmann sem sinnir skjólstæðingum séu ráðnir 4-5 sem sinna skriffinnsku (stjórnun og sérfræðistörf á skrifstofum).

Hér má ná fram mikilli hagræðingu með því að ná þessu hlutfalli nær 1:1. Þetta er hins vegar ekkert nýtt og síst óalgengara í einkafyrirtækjum eða fyrirtækjum á markaði. Þeir starfsmenn almennra fyrirtækja sem sannarlega búa til virði fyrir viðskiptavini eru í mörgum tilfellum í minnihluta.

Tveir stjórnendur yfir 17 þúsund starfsmönnum

Í nútíma stjórnunaraðferðum er verið að vinna með aðferðir þar sem leikurinn snýst um að gera þeim sem búa til virði fyrir viðskiptavini mögulegt að gera nákvæmlega það og áhrif stjórnenda og annarra boðbera skriffinnsku eru í lengstu lög minnkuð þannig að miðstýring, skriffinnskan, boð og bönn o.s.frv. trufli ekki þá sem búa til virði.

Það er stundum sagt í þessu samhengi að ef þú getur gert starfsmanninn hamingjusaman, þá færðu hamingjusama viðskiptavini sem í öllum tilfellum leiðir af sér hamingjusama eigendur.

Dæmi um öðruvísi fyrirtæki er annars vegar Buurtzorg u.þ.b. 17.000 manna heilbrigðisfyrirtæki í Hollandi. Þar eru bara tveir eiginlegir stjórnendur þ.e. forstjóri og fjármálastjóri og miðlæg skrifstofa hefur um 50 manns mest fólk sem þróar og viðheldur sérsniðnu upplýsingakerfi þeirra. Þetta fyrirtæki er einstakt að þessu leyti en sýnir að þetta er hægt ef þú hugsar stjórnun öðruvísi.

Til samanburðar er Landspítalinn með ríflega 7.000 starfsmenn og þar af fleiri hundruð stjórnendur og sérfræðinga sem ekki vinna klínísk störf. Annað dæmi er Haier, rúmlega 80.000 manna tæknirisi sem m.a. framleiðir búnað eins og þvottavélar, ísskápa og sjónvörp.

Þegar fyrirtækið breytti um stjórnunaraðferðir fyrir um tíu árum síðan sagði fyrirtækið upp um 10.000 stjórnendum og tekið var upp skipulag með sjálfstýrðum teymum (líkt og Buurtzorg). Þessu fólki var gefið tækifæri að halda áfram hjá fyrirtækinu, en ekki sem stjórnendur.

Fyrrverandi forstjóri fyrirtækisins sem skóp þessar breytingar talar ekki um fólkið sitt sem starfsmenn og stjórnendur heldur sem frumkvöðla. Að hans mati er eina leiðin til að lifa af að allir séu frumkvöðlar.

Niðurskurður leysir ekki vandann frekar en fitusog

Til að spegla þetta aftur inn í umræðuna um Landspítalann, þá er rót vandans ekki að þessi „fita“ sé í skipulaginu. Þetta er hagræðingartækifæri og sem flestir starfsmenn þessa vinnustaðar ættu að vera að sinna skjólstæðingum, en ef ekkert annað verður gert þá mun þessi fita bara byrja að safnast aftur fyrir á líkama sem mögulega er ekkert í neitt sérstöku standi. Þetta er því eins og fitusog og fólk getur haft sínar skoðanir á sjálfbærni þeirrar lausnar.

Þetta „heilkenni“ er mjög einkennandi fyrir stærri íslensk fyrirtæki og stofnanir og ein helsta ástæða þess er blindandi fókus á kostnað. Það kann að hljóma sérkennilega að það sé slæmt að einblína á kostnað, en erlent máltæki segir að sé eini fókusinn þinn kostnaður þá aukist kostnaðurinn.

Fókus á kostnað verður að ákveðinni þversögn sem að lokum skilar þveröfugri niðurstöðu þar sem hann kallar á fleiri sérfræðinga, meira regluverk, fleiri stjórnendur, skriffinnsku o.s.frv. þangað til allt lamast og fitusog er eina leiðin sem í þessu tilfelli er sársaukafull aðgerð þar sem fitan er fólk. Að fitusogi loknu heldur sjúklingurinn áfam að lifa á sama hátt og áður og vítahringurinn endurtekur sig.

Meira fjármagn sem einangruð lausn er heldur ekki það sem þarf. Væri það ekki eins og að gefa sjúklingi sem slæst við offitu, fleiri kaloríur? Það þýðir heldur ekki að ekkert fjármagn sé lausnin, því auðvitað þarf líkaminn einhverjar kaloríur en lífsstílinn þarf að breytast.

Þessi lífsstílsbreyting er rót vandans þ.e. fyrirtæki eru alltaf að hræra í allskonar hlutum eins og skipuritinu en eru sjaldnast að breyta menningunni sinni og grunngerð stjónunarðaferða. Þar liggur rót vandans þ.e. hugsunin á bak við þá stjórnun sem notuð er á vinnustöðunum mun alltaf viðhalda sjálfri sér sama hvað, nema grundvallarbreytingar séu gerðar.

Góðu fréttirnar eru að það eru nokkur dæmi um fyrirtæki og stofnanir, og þeim fer fjölgandi, sem eru að gera gríðarlega spennandi tilraunir með þessa hluti og það ætlum við að skoða nánar á ráðstefnunni Bylting í stjórnun! sem haldin verður í Gamla bíó föstudaginn 30. september.

Greinin birtist fyrst í Viðskiptablaðinu 1. september 2022.