Hin fjögur S í upplýsingatækni

Á undanförnum vikum hafa fyrirtæki og stofnanir þurft að reiða sig enn meira á upplýsingatækni en nokkru sinni fyrr. Til að fjarfundir, fjarvinna, vefverslanir, upplýsingagjöf á vefog samfélagsmiðlum og meira að segja þróun rakningar- apps gangi vel fyrir sig er mikilvægt að mótuð hafi verið stefna í þessum málaflokki. En hvað þarf svo að hin stafræna vegferð geti átt sér stað og gangi snurðulaust? Að mínu mati er ein leið til að brjóta þetta stóra verkefni niður að vinna með sýn, samtal, stoðir og samstarf, eða hin fjögur S.

Sýn

Hvert er fyrirtækið að fara? Hver er stefna þess? Fyrst og fremst er þetta hin viðskiptalega stefnumótun, eða fyrir sjálfseignastofnanir og stjórnsýsluna, stefnumótun um þá þjónustu sem skipulagseiningin ætlar sér að veita. Eftir að hin viðskiptalega stefna hefur verið ákveðin er nauðsynlegt að ákveða hver hin stafræna stefna á að vera. Hér er lykilatriði að stafræna stefnan styðji við þá viðskiptalegu og vinni með henni. Það gengur ekki upp að fyrirtæki ætli sér að fara í ákveðna átt og í kjölfarið fari stafræna stefnan og tæknimálin í allt aðra átt eða sé einhvers konar sjálfstæð eining innan skipulagsheildarinnar sem einbeitir sér að tækniverkefnum, tækninnar vegna. Þetta er þó staða sem hefur komið upp á bestu bæjum. Þegar sýnin eða stefnan liggur fyrir er mikilvægt að brjóta hana niður í framkvæmanleg verkefni og velja þau sem farið verður í með stefnuna að leiðarljósi. Eins og með flest eiga stefnur það til að breytast en í grunninn ætti tilgangur og hlutverk fyrirtækis þó ekki að breytast hratt, en leiðirnar að markmiðunum geta tekið á sig nýja mynd, t.d. með tilkomu nýrra laga eða nýrrar tækni. Stefnumótun fyrirtækis ætti því að nálgast með agile hætti með því að endurskoða, meta, breyta og bæta hverju sinni.

Samtal

Ég kýs að kalla þau samskipti sem eiga sér stað innan skipulagseininga og fyrirtækja, samtal. Við munum öll eftir hvísluleiknum þar sem hópur situr saman, einn velur orð og hvíslar því í eyra sessunautarins, sá hvíslar því sem hann heyrir hratt í eyra þess næsta og svo koll af kolli. Oft og iðulega heyrir sá síðasti í hringnum eitthvað allt annað orð en lagt var af stað með. Það má segja að oft fara samskipti innan fyrirtækja fram með þessum hætti þar sem samtalið er oft veiki hlekkurinn. Stundum er eins og sérfræðingar hreinlega skilji ekki hver annan, þá sérstaklega ef þessir aðilar starfa innan mismunandi deilda fyrirtækisins. Því verður að hlúa vel að samtalinu og gera allt sem hægt er til að þessir aðilar séu á sömu blaðsíðu og að tala um sama hlutinn. Þessu má til að mynda ná fram með tíðum samskiptum, markvissri upplýsingagjöf, þverfaglegri teymisvinnu í verkefnum, hópefli, heimsóknum á vinnustöðvar annarra starfsmanna og fleira.

Stoðir

Það sem ég kalla stoðir í þessu samhengi eru fyrst og fremst fólkið okkar, tæknilegir innviðir, öryggi og ferlar. Það liggur heilmikil vinna á bak við hvern og einn þátt í stoðunum. Við gerum allt sem við getum til að ráða, þjálfa og halda í besta fólkið. Mannauðurinn er eitt það mikilvægasta sem hvert fyrirtæki býr yfir og mótar menninguna sem endurspeglar það hvernig fyrirtækið þjónustar sína viðskiptavini. Í dag verða tæknilegir innviðir fyrst og fremst að vera öruggir því okkur steðjar töluverð ógn af tölvuþrjótum í margvíslegri mynd. Rekstur innviðanna verður líka að vera sveigjanlegur og geta skalast auðveldlega eftir umfangi hverju sinni. Til eru ýmsar leiðir til að setja upp og viðhalda tæknilegum innviðum og velja þarf bestu leiðina hverju sinni. Sömuleiðis er öryggi einn mikilvægasti þáttur grunnstoða upplýsingatækni í dag. Það er stór iðnaður úti í hinum stóra heimi með það eina markmið að afla sér tekna í gegnum tölvuárásir. Þessar árásir geta verið af margs konar toga og eru hinar svokölluðu félagslegu árásir ekki síður varhugaverðar. Því er nauðsynlegt að mennta allt starfsfólk í mikilvægi upplýsingaöryggis og hvernig skal koma í veg fyrir að þessum aðilum takist ætlunarverk sitt. Ferlar eru ein af grunnstoðum í góðum upplýsingatæknirekstri í dag, t.d. þeir viðskiptaferlar sem studdir eru af þeim kerfum sem við notum til að vinna vinnuna okkar. Gott er að setja þá upp með stöðluðum hætti til að viðhald og uppfærslur kerfa gangi vel fyrir sig. Þetta eru einnig þeir ferlar sem við notum í rekstri UT á sviði breytinga- og atvikastýringar, prófunar á hugbúnaði, áhættustýringar og fleira.

Samstarf

Samstarfi og samskiptum fyrirtækis við utanaðkomandi hagaðila má skipta upp í tvo flokka, annars vegar það samstarf sem fer fram með stafrænum hætti, þ.e. úr tölvukerfi í tölvukerfi með t.d. API samskiptum, og hins vegar samstarf við birgja og aðra samstarfsaðila. Ljóst er að við getum ekki verið best í öllu og því er mikilvægt að vera í góðu samstarfi við sérfræðinga í hinum ýmsu málum. Slíku samstarfi þarf að stýra vel til að skapa umhverfi þar sem allir fái sitt út úr samstarfinu. Svona hljóma hin fjögur S. Gott er að hafa þau í huga í því brýna verkefni að nýta upplýsingatækni með sem bestum hætti til að ná okkar viðskiptalegu markmiðum og til að hin stafræna vegferð nái að blómstra. Það er jú hagur okkar allra að fyrirtækjunum okkar vegni vel og að við getum notið þeirrar þjónustu sem þau hafa upp á að bjóða.

Höfundur er rekstrarstjóri upplýsingatækni og stafrænnar þróunar hjá Högum og dótturfyrirtækjum.