Kannast þú við manngerð ina sem mætir á fundi eða tekur þátt í vinnutengdum samræðum án tækja og tóla til að skrifa niður hjá sér? Það er eins og væntingar viðkomandi snúist um að eiga huggulega stund með öðrum og ganga út án nokkurra skuldbindinga. Þú getur reiknað með því að allt sem er sagt við þessa manneskju gleymist. Annað væri óhófleg bjartsýni.
Á vinnustaðnum er oft mikið að gera og margir boltar í loftinu. Það er því mikilvægt að halda utan um verkefni sem lenda á borði manns, þá bæði þau sem þarf að koma áleiðis á aðra eða vinna sjálfur. Símtöl, póstar, spjallgluggar, formlegir og óformlegir fundir og vinnutengdar samræður er allt eitthvað sem getur falið í sér verkefni eða lausn á vandamáli. Stundum eru ritaðar fundargerðir, stundum ekki. Stundum eru glærur sem má kynna sér, stundum ekki. Hér er ekki hægt að treysta á tæknina. Geta okkar til að halda sjálf utan um upplýsingar, fyrirmæli, óskir, tillögur og verkefni er afgerandi í hinu stóra samhengi. Það sem skiptir máli er eitt og bara eitt: Að skrifa hluti niður hjá sér!
Þú hlífir ekki umhverfinu með því að spara pappírinn í stílabókinni eða rafmagnið fyrir tölvuna. Öll ringulreiðin sem skapast þegar þú gleymir því hvað þú varst beð in(n) um að gera sér til þess. Þú hlífir ekki úlnliðnum á þér með því að spara þér skriftirnar á fundum því afsökunarbeiðnirnar munu reyna miklu meira á hann. Þú gerir þig ekki að verðmætari starfsmanni með því að segja já við öllu og fylgja svo engu eftir. Þú ert þvert á móti að færast skrefinu nær því að vera mokað til hliðar og haldið utan við allt sem skiptir máli, hvort sem þú gengur í síðbuxum eða stuttbuxum í vinnunni.
Að skrifa hluti niður er ekki bara mikilvægt fyrir þig sem tannhjól í vélaverkinu, stórt eða smátt. Það getur líka hjálpað þér að skipuleggja þig og forgangsraða. Upplýsingar sem sveima í lausu lofti í hausnum á þér eiga það til að rekast á og valda þér andlegu álagi. Um leið og þær eru komnar á blað er hægt að raða þeim niður eftir mikilvægi eða forgangi, sem um leið hjálpar þér að greiða úr flækjunni. Að auki geta skriftirnar hjálpað þér að halda einbeitingunni.
Þjónn sem tekur við flókinni pöntun frá fjölda manns án þess að skrifa neitt niður hjá sér á það til að klúðra máltíðinni fyrir öllum gestunum. Það leit kannski fagmannlega út að þykjast geta munað allt, en niðurstaðan veldur yfirleitt vonbrigðum. Ekki vera þessi manneskja á þínum vinnustað.
Í næsta pistli víkkum við aðeins sjóndeildarhring okkar og beinum spjótunum að þeim sem geta annaðhvort bætt skilvirkni þína eða dregið úr henni: Verkefnastjórarnir og yfirmennirnir.
