Hvað hefur heimsfaraldurinn kennt okkur um stjórnun verkefna?

Heimurinn hefur tekið miklum breytingum á stuttum tíma. Í ársbyrjun 2020 hefði enginn trúað því að milljónir myndu missa vinnuna á næstu mánuðum, að einstaklingar um allan heim yrðu í einangrun á heimilum sínum, að börn um allan heim kæmust ekki í skóla, að samkomur yrðu bannaðar eða að ríkisstjórnir myndu verja stjarnfræðilega háum upphæðum í að örva umsvifin í atvinnulífinu. En allt þetta hefur gerst á einungis 18 mánuðum. Það er því eðlilegt að maður velti því fyrir sér með hvaða hætti krísur eins og heimsfaraldurinn geta mótað samfélög á örskömmum tíma. Í sumar var áhugaverð umfjöllun í tímariti bresku verkefnastjórnunarsamtakanna (APM) um þessi áhrif til skemmri og lengri tíma.

Heimsfaraldurinn má kalla alheimskrísu og hún hefur haft mikil áhrif á samfélög um allan heim. Viðbrögð við krísu kalla á að stöðugt sé verið að bregðast við aðsteðjandi aðstæðum. Þörf er á stöðugri ákvarðanatöku, áætlanir eru gerðar og þeim hrint í framkvæmd á stuttum tíma og allt kallar þetta á nýja hugsun. Undanfarna mánuði hefur ekki verið hægt að draga á langinn að taka ákvarðanir. Byggð hafa verið sjúkrahús á 10 dögum, ný lyf hafa verið þróuð og þeim dreift á fáeinum vikum, heilu skólakerfin hafa verið flutt úr staðnámi í fjarnám á örfáum dögum og gríðarlegar breytingar hafa orðið á samskiptum, samvinnu og upplýsingastreymi. Kröfur varðandi upplýsingatækni hafa aukist verulega. Við höfum reitt okkur á netið og gerum miklu meiri kröfur um áreiðanleika þess, stöðugleika og flutningsgetu.

Áskoranir í stjórnun verkefna felast ekki síst í því að geta einfaldað flókin viðfangsefni og kunna að vinna með áhættu, meta hana og bregðast tímanlega við. Í heimsfaraldrinum hefur það sýnt sig með afgerandi hætti hversu mikilvægt það er að geta haldið utan um samstarf, að leiða saman fólk með ólíka fagþekkingu og reynslu og tryggja að eitthvað uppbyggilegt og gagnlegt komi út úr samstarfinu. Árangur í verkefnum byggir oft á því ólíkir aðilar taki höndum saman, opinberir aðilar, fyrirtæki, samkeppnisaðilar, sérfræðingar - allir sem vettlingi geta valdið, til að leysa flókin vandamál í þágu hagsmuna allra. Slíkt samstarf má kalla „verkefnadrifin fyrirtækjanet" (project driven eco systems) og þau geta sprottið upp úr nánast engu, ekki þarf mikla fjárfestingu eða stóra bakhjarla til að koma þeim í gang.

Það er engin nýjung í verkefnastjórnun að tala um mikilvægi samvinnu. Þegar fólk vinnur saman að sameiginlegum markmiðum, deilir gildismati og sammælist um æðri tilgang geta ótrúlegir hlutir komist í verk. Þetta gerðist víða um heim undanfarna mánuði þegar fólk sameinaðist í vegferð sem var miklu stærri en hver og einn einstaklingur. Fram undan eru enn stærri áskoranir fyrir heimsbyggðina alla; áskoranir í umhverfismálum sem eru engu minna aðkallandi og mikilvægar en heimsfaraldurinn. Þar verður einnig þörf á að við fylkjum okkur um æðri markmið, t.d. í uppbyggingu innviða og þróun samgöngukerfa til að draga úr losun gróðurhúsalofttegunda. Þessi áhrif eru þegar komin í ljós og greina má stóraukna áherslu á sjálfbærni í öllum verkefnum. Þessu fylgir endurmat á hefðbundnum árangursviðmiðum til að tryggja að sjálfbærnimarkmið SÞ séu ofin inn í markmiðssetningu allra verkefna. Dæmi um útkomur verkefna sem eru mjög sýnilegar og snerta líf okkar allra eru samgöngumannvirki. Lykilþáttur árangurs þar er að skilja að innviðaverkefnum er ætlað að búa til og skila virði til alls samfélagsins. Þessi tenging við hagsmuni heildarinnar er nauðsynleg forsenda ef menn vilja tryggja stuðning við þessi risastóru verkefni.

Ótrúlegar breytingar eru fram undan til að bregðast við loftslagsvá á heimsvísu og að ná kolefnisjöfnun fyrir árið 2050. Fram undan er að endurhugsa borgarskipulag og sú þróun er að eiga sér stað víða um heim, nefna má framsæknar borgir á þessu sviði eins og Kaupmannahöfn og Eindhoven. Öðrum borgum eins og Feneyjum, Hong Kong og Miami er ógnað vegna flóða og þar standa yfir neyðarráðstafanir til að bregðast við aðsteðjandi ógn. Allar þessar breytingar gerast hratt og þörf er á nýrri hugsun við kortlagningu og framkvæmd verkefna og verkefnastofna. Lausnin gæti falist í að verkefnin séu á litlum skala, hægt sé að prófa sig áfram líkt og með lego-kubba, nota reynsluna á fyrri stigum til að þróa betri og betri útfærslur uns ásættanlegum árangri er náð. Verkefnin þurfa að vera kvik og það þarf að vera hægt að endurtaka og skala þau upp með skjótum hætti. Hraði er lykilatriði, ekki má leyfa hönnun, samningaviðræðum og ákvarðanatöku að dragast ár eftir ár, en þetta er einmitt dæmigert fyrir stóra verkefnastofna. Gefa þarf góðan tíma í undirbúning en draga það ekki að framkvæma þegar honum er lokið og forsendur liggja ljósar fyrir.

The Bigger Picture. (2021, summer). Project, Issue 307, 19-27.

Höfundur er prófessor og forstöðumaður MPM-náms Háskólans í Reykjavík.