*

sunnudagur, 8. desember 2019
Birna Íris Jónsdóttir
22. júlí 2019 10:05

Hvernig náum við samkeppnisforskoti í hinum stafræna frumskógi?

97% af tíma starfsmanna fór í rekstur og viðhald og 3% í þróun! Niðurstöðurnar voru sláandi.

epa

Síðastliðið haust var ég með fyrirlestur á haustráðstefnu Ský sem bar heitið „Stafræn stefnumótun, do-it-or-die“. Þetta var hádegisráðstefna og í lok dags deginum áður var ég að leggja lokahöndina á glærurnar mínar og ákvað að taka tölfræði út úr tímaskráningarkerfinu okkar í Upplýsingatækni hjá Sjóvá. Við skráum tíma á þau verkefni sem við vinnum og flokkum verkefnin í flokkana „Rekstur og viðhald“ og „Þróun“. Niðurstöðurnar voru sláandi. 97% af tíma starfsmanna fór í rekstur og viðhald og 3% í þróun!

Ég fékk sjokk, sérstaklega í ljósi þess að Sjóvá er, eins og flest fyrirtæki í dag, á mikilli og spennandi stafrænni vegferð og spilar UT eðlilega mjög stóran þátt í því. Hvernig í ósköpunum eigum við að ná samkeppnisforskoti með okkar stafrænu vegferð ef 97% af tíma starfsmanna í UT fer í rekstur og viðhald?

Í ljós kom reyndar að skráningin var skökk, það hafði verið tiltekt í gangi í verkbeiðna kerfinu okkar og gleymst að merkja heilan helling af þróunar-verkþáttum sem þróun, voru skráð sem rekstur og viðhald. En þetta varð samt góð glæra í fyrirlestrinum mínum og þó ýkt væri, þá varpar þetta ljósi á þetta stóra og krefjandi mál sem mörg fyrirtæki eru að fást við í dag, að vera „ambidextrous“ eða jafnvíg á hægri og vinstri: Að halda ljósunum kveiktum á sama tíma og við þurfum að hlaupa sem hraðast í þeim stafræna frumskógi sem við erum stödd í.

Hvað þýðir það svo að halda ljósunum kveiktum? Listinn er ansi langur en þau verkefni sem m.a. þarf að sinna eru: tryggja uppitíma, laga villur, betrumbæta gömlu góðu kerfin með umbótaverkefnum, uppfæra tækniarkítektúr, tryggja öryggi, tryggja að kerfi og ferlar uppfylli staðla og tilmæli, samþætta kerfi, uppfæra stýrikerfi, færa okkur upp í skýið þar sem það á við, uppfæra gömlu góðu kerfin í nýjar útgáfur, netkerfi, diskastæður, úr react í vue.js, úr MVC í Microservices og svo mætti lengi telja. Já, verkefni sem geta svo mjög auðveldlega fyllt upp í 97% af tíma UT starfsmanna.

En hvað þýðir það þá að hlaupa sem hraðast í hinum stafræna frumskógi? Það vill svo til að listinn þar er líka ansi langur: að vera stöðugt að þróa og setja upp nýjar lausnir fyrir viðskiptavini og notendur framtíðarinnar, skilja betur en notendur hvað það er sem þau þurfa og vilja í stafrænni þjónustu, vera þátttakandi og leiðandi í hinu stafræna vistkerfi1, þróa API þannig að nýsköpunarfyrirtækni og samstarfsaðilar geti tengst okkur, eltast við buzz-ið, AI, Machine Learning, Robotics, Big Data, hugsanlega Blockchain o.fl. o.fl. Já, þetta eru nefnilega líka verkefni sem geta mjög auðveldlega fyllt upp í 97% af tíma UT starfsmanna.

Hvað er til ráða? Hvernig getum við orðið jafnvíg á báðum án þess að vera með svo mikið starfsfólk í UT að það kaffæri gjörsamlega arðsemi fyrirtækisins okkar? Fyrsta skrefið er að sjálfsögðu að móta stafræna stefnu fyrirtækisins. Hvar ætlum við að vera í hinum stafræna frumskógi, hvenær ætlum við að vera þar og hvernig ætlum við að komast þangað? Og hvernig ætlum við svo að mæla árangur? Við þurfum að byrja á því að átta okkur á stöðunni eins og hún er í dag.

  1. Flokka verkefnin í rekstur og viðhald vs. þróun. Þetta er ekki alltaf auðvelt þar sem fólk er alls ekki sammála um það hvaða verkefni falla í hvern flokk, en mikilvægt er að leggja einhverjar línur og byrja svo að flokka.
  2. Skrá tíma. Ekki alltaf vinsælasta verkefnið innan UT en engu að síður mikilvægt ef við ætlum að ná utan um umfang hvors flokks fyrir sig.
  3. Greina annan UT kostnað. Hvað erum við að greiða mikið í leyfisgjöld, gagnaveitur, rekstur öryggis- og netkerfa, diskapláss, afritun og allt hitt.

Næst er gott að taka ákvörðun um það á hvað við ætlum að stefna. Hvar stendur sú starfsgrein sem við erum í, þ.e. hvert er eðlilegt hlutfall milli reksturs/þróunar? Er það 50/50, 40/60 eða jafnvel 30/70? Þegar ákvörðun hefur verið tekin verðum við að vinna markvisst að því að ná því markmiði sem við höfum sett okkur. Það eru ýmsar aðferðir, hér er dæmi um einföld, en ekki alltaf auðveld, skref:

  1. Stöðlum rekstrarumhverfið. Þ.e. lágmörkum allar séraðlaganir í rekstrarumhverfi upplýsingakerfa okkar. Þetta gerir það að verkum að allar uppfærslur verða auðveldari og kostnaðarminni
  2. Stillum upp verkefnamiðuðu skipulagi. Eitt af því sem tefur verkefni hvað mest er þegar fólkið sem á að vera að vinna verkefnin er sífellt truflað vegna annarra verkefna og er í því ástandi sem ég vil kalla fjölvinnslu (e. multitasking).
  3. Styttum boðleiðir. Það er oft svo gríðarlega mikill tími sem fer í það að ná fólki saman til að taka ákvarðanir, skilgreina verkefnin og miðla tækniarkítektúr. Styttum þessar boðleiðir eins og unnt er með því að setja saman þverfagleg verkefnateymi og gefa fólki frið til að gera sitt.

Það er og verður krefjandi verkefni að verða „ambidextrous“, jafn víg á báðum, þ.e. að vera með rekstur upplýsingatæknikerfa eins og hann getur orðið bestur, ásamt því að hlaupa hratt og skara frammúr í hinum stafræna frumskógi. Mikilvægt er fyrir fyrirtæki að skoða stöðuna, taka svo ákvarðanir, setja sér markmið og vinna markvisst að því að ná þessum markmiðum.

Höfundur er tölvunarfræðingur og forstöðumaður Upplýsingatækni hjá Sjóvá.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.