*

miðvikudagur, 28. október 2020
Inga Minelgaité
2. október 2020 13:01

Leiðtogahraði í verkefnastjórnun

Leiðtogahraði er forystuhæfni sem hjálpar til við að draga úr þeim tíma sem er eytt í verðmætasköpun.

Sífellt meira efnahagslegt gildi í fyrirtækjum og meðal þjóða skapast í formi verkefna. Áætlað er að verkefni séu 35% af vergri landsframleiðslu og muni sú tala aðeins aukast í náinni framtíð. Þessi aukna áhersla á að ná persónulegum, skipulagslegum og innlendum markmiðum í formi verkefna er stundum kölluð verkefnavæðing samfélaga. Ef verkefnastjórnun er og verður enn svona mikilvæg, hvernig er hægt að læra að stjórna henni á áhrifaríkari hátt? Mikið hefur verið ritað um „klassísk“ ráð á þessu sviði: að stjórna fjárhagsáætlunum, góð áætlanagerð o.s.frv. Hins vegar virðist að í síbreytilegum viðskiptaheimi með auknum kröfum frá öllum hagsmunaaðilum, þá sé leiðtogahraði það afl sem er ein mikilvægasta forsendan til að ná árangri í verkefnum.

Leiðtogahraði er forystuhæfni sem hjálpar til við að draga úr þeim tíma sem er eytt í verðmætasköpun. Með öðrum orðum, þá er leiðtogahraði skilgreindur sem hæfni til að hrinda verkefnum í framkvæmd „hratt og rétt“. Verðmætasköpun er mikilvægasta markmið allra stofnana sem notast við verkefni í sinni starfsemi. Verkefni í nútímalegum stofnunum eru „gírinn“ í „vélinni“ sem hjálpar til við að ná áætluðum markmiðum og þá skiptir forystuhraði í verkefnaumhverfi afar miklu máli. Hámörkun gæða á sem stystum tíma er markmið nútímastofnana, sem rannsakendur og þjálfarar í forystuhraða bregðast við.

Leiðtogahraði snýst ekki bara um þá hugmynd eða tilhneigingu leiðtogans til að flýta verkefnum. Leiðtogahraði snýst einnig um sértækar og raunhæfar aðstæður þar sem mikilvægi hraðans er mjög áberandi, þá sérstaklega hæfileikinn til að greina vandamál og þróun þeirra snemma, eiginleikinn að bregðast hratt við vandamálum og hrinda þeim hratt í framkvæmd. Það er á þessum þremur víddum sem „hraðavísitalan“ byggir á. Með því að nota aðferðafræði Zenger og Folkman, sem eru frumkvöðlar í rannsóknum á leiðtogahraða, er hægt að bera kennsl á „jafnvægi“ hvað varðar hraða vs. gæði. Enn fremur býður þessi aðferðafræði upp á leiðir til persónulegra úrbóta á þessu sviði, byggt á því hvar þú ert og hvar þú vilt vera.

Ávinningurinn sem skapast af leiðtogahraða felur í sér: tvöfalda forystuvirkni, aukna þátttöku starfsmanna, aukna framleiðni og getu til að byggja upp skipulagshraða. Þessi áhrif voru greind með því að skoða 51.137 leiðtoga og stofnanir þeirra. Zenger og Folkman komust einnig að því að ef leiðtogi einbeitir sér eingöngu að hraða eða eingöngu að gæðum, munu innan við 5% starfsmanna meta skilvirkni leiðtogans sem einstaka. Leiðtogar sem búa yfir leiðtogahraða eru þó metnir af allt að 95% starfsmanna sinna sem einstaklega áhrifaríkir.

Hraði og gæði eru oft kostir sem álitnir eru ósamrýmanlegir, en eru þó tveir æskilegir eiginleikar (tveir eiginleikar sem ekki er hægt að búa yfir á sama tíma). Þó að í öðru samhengi séu mörg dæmi þar sem bæði gæði og hraði skipta jafn miklu máli – til dæmis opnar hjartaaðgerðir. Því lengri sem aðgerðin er, því meiri áhætta. Þar af leiðandi eru bæði hraði og gæði ströng krafa þegar kemur að opnum hjartaaðgerðum. Hraði, og það sem meira er, ákjósanleg gildi á sem stystum tíma, eru mjög mikilvæg umræðuefni í verkefnum, sérstaklega þegar haft er í huga að aukin starfsemi innan stofnana er framkvæmd í formi verkefna. Sennilega vegna þessa, hefur International Project Management Association (IPMA) einnig viðurkennt leiðtogahraða sem dýrmæta hæfni leiðtoga.

Við búum í auknum mæli í verkefnaumhverfi, frá einkalífi til atvinnulífs, þar sem við erum öll að vinna að verkefnum. Við vitum frá skipulagsvísindum að á bilinu 30 til allt að 70 prósent af misheppnuðum verkefnum eru rakin til ómarkvissrar og árangurslausrar forystu. Og ef við bætum við „þrýstingi“ örrar tækniþróunar og öðrum breytingum til að bregðast hraðar við, verður leiðtogahraði annað svar í leitinni að forystuárangri, enn eitt svarið. 

Höfundur er prófessor við viðskiptafræðideild Háskóla Íslands.  

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.