*

þriðjudagur, 20. október 2020
Bjarki Már M. & Gunnar S
11. október 2020 13:43

Rafrænir hluthafafundir – fyrirkomulag framtíðar?

„Reynsla þessa árs bendir til þess að félög ættu að búa þannig um hnútana að þau geti gripið til rafrænna funda til að óvænt ytri atvik, eins og COVID-19, raski ekki eðlilegum rekstri.“

Fjarfundaforritið Zoom er mikið notað þessa dagana.
epa

Samkomubann og fjöldatakmarkanir vegna COVID-19 faraldursins hafa leitt til aukins áhuga á rafrænum hluthafafundum hér á landi. Heimild til rafrænna hluthafafunda hefur verið til staðar í íslenskum lögum í yfir áratug en virðist ekki hafa verið mikið notuð.

Í lögum um hlutafélög nr. 2/1995 eru heimildir til að halda rafræna hluthafafundi. Meginreglan er sú að heimilt er að halda rafræna fundi nema kveðið sé á um annað í samþykktum félaga en sú ákvörðun er í höndum félagsstjórnar. Skráðum félögum er skylt að tryggja að hluthafar geti kosið um dagskrármál skriflega eða á rafrænan hátt fyrir fund.

Félög geta ákveðið að hlutahafafundir fari eingöngu fram rafrænt. Slík heimild þarf þá að vera til staðar í samþykktum félagsins. Sömuleiðis geta samþykktir félaga heimilað stjórn að ákveða hvort halda skuli rafræna fundi. Væri það þá í höndum stjórnar að meta hvort halda skuli fund rafrænt, í heild eða að hluta, og hvaða tæknibúnað skal nota.

Fundarstjóri ber ábyrgð
Mörgum hluthafafundum er streymt beint þannig að hluthafar sem ekki geta mætt á fundi geta fylgst með því sem fram fer. Ef fundir eru eingöngu haldnir rafrænt, þarf tæknibúnaður að uppfylla kröfur laga um að allir hluthafar geti sótt fund í gegnum beint streymi, staðfest mætingu, tekið til máls og greitt atkvæði um dagskrármál, séð hvaða atkvæðisrétt þeir hafa og nálgast niðurstöður atkvæðagreiðslna. Hvort sem hluthafafundur er eingöngu haldinn rafrænt, eða að hluta, þá ber fundarstjóri ábyrgð á því að fundur fari fram í samræmi við lög og reglur. Þarf hann ávallt að gæta í hvívetna að hluthafar sem taka þátt í fundi með rafrænum hætti njóti sömu réttinda og þeir sem mæta á fundarstað.

Á meðan samkomubann og fjöldatakmarkanir voru í gildi sl. vetur voru hluthafafundir skráðra félaga útfærðir á þrjá vegu. Í fyrsta lagi voru fundir haldnir rafrænt þar sem hluthafar gátu fylgst með fundi og tekið þátt í rafrænum fjarkosningum í gegnum netið. Í öðru lagi voru fundir ekki haldnir rafrænt en þess í stað voru hluthafar hvattir til að kjósa um dagskrármál skriflega fyrir fund eða gefa fundarstjóra umboð til að kjósa fyrir sína hönd á fundi. Í slíkum tilfellum var fundum í einhverjum tilvikum streymt fyrir hluthafa. Í þriðja lagi fóru fundir fram með hefðbundnum hætti þar sem hluthafar mættu á staðinn.

Ef hluthafar eiga ekki kost á að mæta á fund í eigin persónu gefur það auga leið að þegar engar umræður geta skapast um dagskrármál á fundi byggir niðurstaða kosninga ekki á sama grunni umræðna og skoðanaskipta hluthafa og ella. Á slíkum fundum er réttur hluthafa til að taka til máls ekki til staðar. Því væri rafræn þátttaka á hluthafafundum mun vænlegri kostur til að tryggja að hluthafar geti nýtt réttindi sín til hins ýtrasta.

Ófyrirsjáanleg atvik
Upp geta komið ófyrirsjáanleg atvik sem raska boðun hluthafafundar og geta truflað fyrirhugaða afgreiðslu mála. Í því samhengi er mikilvægt að hafa í huga lögbundna fresti sem óheimilt er að framlengja, t.d. átta mánaða frestur til að halda hluthafafund eftir lok reikningsárs. Með rafrænum hluthafafundum er hægt að yfirstíga slíkar hindranir. Þá sýnir sagan að þegar óviðráðanleg og ófyrirsjáanleg ytri atvik koma upp er ekki alltaf unnt að uppfylla fresti og skyldur sem kveðið er á um í félagasamþykktum. Því getur verið nauðsynlegt að samþykktir félags innihaldi sérstök „force majeure“ ákvæði sem veita stjórnendum rýmri heimildir og fresti innan þeirra marka sem lög leyfa.

Í mars sl. héldu átján af tuttugu skráðum félögum í Kauphöll aðalfundi sína og voru þar af níu fundir haldnir eftir að íslensk stjórnvöld settu fjöldatakmörk á samkomur. Fjögur félög héldu fundi sína rafrænt að hluta en aðeins tvö þeirra buðu upp á rafræna fjarkosningu. Hin tvö félögin útfærðu hluthafafundi sína þannig að hluthafar kusu fyrirfram skriflega um tillögur fundar og veittu fundarstjóra umboð til að kjósa fyrir sína hönd á fundi.

Hvatning til stjórnarmanna
Þrátt fyrir fjöldatakmarkanir á síðustu misserum virðast félög ekki hafa nýtt sér rafræna hluthafafundi nema að mjög takmörkuðu leyti. Arion banki og Marel héldu rafræna hluthafafundi sína með Lumi AGM snjallforritinu eða Lumi AGM veflausninni og þykja þeir fundir hafa heppnast vel. Má gera ráð fyrir því að hár kostnaður við rafrænt fundarhald aftri félögum enn sem komið er frá því að bjóða upp á þennan valkost fyrir hluthafa. Reynsla þessa árs bendir til þess að félög ættu að búa þannig um hnútana að þau geti gripið til rafrænna funda til að óvænt ytri atvik, eins og COVID-19, raski ekki eðlilegum rekstri. Er full ástæða til að hvetja stjórnarmenn í fyrirtækjum að huga að heimildum félaga til slíkra fundarhalda. Verður athyglisvert að fylgjast með því á næstunni hvort fleiri félög komi til með að færa hluthafafundi sína yfir á rafrænt form, að hluta eða í heild, samhliða því sem notkun á tæknilausnum í viðskiptum verður algengari.

Gunnar Sturluson er lögmaður og meðeigandi á LOGOS og Bjarki Már Magnússon er meistaranemi í lögfræði við Háskólann í Reykjavík og laganemi á LOGOS.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.