*

miðvikudagur, 20. janúar 2021
Kristín Edwald
2. janúar 2021 08:44

Rafrænir hluthafafundir – hugum að undirbúningi

Ekkert er því til fyrirstöðu að nýta heimild í hlutafélagalögum og halda hluthafafundi að hluta til eða öllu leyti rafrænt.

epa

Ákvæði um heimild til rafrænna hluthafafunda kom inn í lög nr. 2/1995 um hlutafélög fyrir 14 árum. Engu að síður hefur hefur sú heimild verið lítið nýtt og verið í raun meira í orði en á borði. Ætla má að ástæður þess séu nokkrar, svo sem traust á rafrænum kosningum, þekking og færni í notkun fjarfundarbúnaðar og það fornkveðna að maður er manns gaman.

Er rafrænni framkvæmd treystandi?

Á yfirstandandi löggjafarþingi var lagt fram frumvarp til nýrra kosningalaga um kosningar til Alþingis, sveitarstjórna og forseta. Frumvarpið er mikil réttarbót og er meðal annars lagt til að notast verði við rafræna kjörskrá í kosningum til Alþingis, sveitarstjórnar og við kjör forseta Íslands. Ekki er þó gengið svo langt að unnt verði að greiða atkvæði með rafrænum hætti enda í mörg horn að líta, ekki bara varðandi örugga framkvæmd, heldur einnig aðgengi allra kosningabærra manna að traustum miðlum til að greiða atkvæðið. Rafræn kjörskrá í alþingis-, sveitarstjórna- og forsetakosningum er hins vegar stórt skref til framtíðar, einfaldar framkvæmd á margan hátt og dregur úr villuhættu. Síðast en ekki síst sýnir tillaga frumvarpsins um rafræna kjörskrá að að mati sérfræðinga á þessu sviði sé öryggistæknin og íslenskt þjóðfélag í stakk búið til að innleiða rafræna kjörskrá.

Í 80. gr. a. laga nr. 2/1995 er heimild fyrir stjórn hlutafélags, sé ekki kveðið á um annað í samþykktum félagsins, að ákveða að hluthafar geti tekið þátt í hluthafafundum rafrænt, þ.m.t. greitt atkvæði, án þess að vera á staðnum. Skráðum félögum, er þó skylt að gefa hluthöfum kost á að greiða atkvæði um mál, sem eru á dagskrá hluthafafundar, bréflega eða rafrænt. Nýti stjórn þessa heimild sína er slíkur fundur þá að hluta til rafrænn. Ákvörðun um að halda hluthafafund eingöngu rafrænt verður hins vegar að vera tekin af hluthafafundi. Í ákvörðun hluthafafundar skal koma fram hvernig nota á rafræna miðla í tengslum við þátttöku í hluthafafundinum og skal ákvörðunin tekin upp í samþykktir félagsins. Í 80. gr. a hlutafélagalaga er jafnframt að finna nánari fyrirmæli um ýmis atriði varðandi framkvæmd rafrænna hluthafafunda.

Á rafrænum hluthafafundi geta hluthafar nýtt sér stjórnunarlegar heimildir sínar, þ.e. réttinn til að sækja fund, réttinn til að taka til máls og réttinn til að greiða atkvæði. Þar sem um grundvallar stjórnunarheimildir hluthafa er að ræða verður ákvörðun um að hafa hluthafafund eingöngu rafrænan að vera tekin af hluthafafundi, enda getur sú ákvörðun verið íþyngjandi fyrir einstaka hluthafa.

Reynslan árið 2020 – nýtum hana árið 2021

Eitt af því jákvæða sem árið 2020 hefur gefið af sér er að þekking fólks á notkun fjarfundarbúnaðar hefur fleygt fram. Eðli málsins samkvæmt er fólk óhræddara við að nota tæki og tól sem það þekkir og kann á. Ekki er síður mikilvægt að á undanförnum árum hafa komið fram góðar og traustar lausnir til að halda utan um mætingu á hluthafafundi, umboð þeirra sem mæta fyrir hönd hluthafa ef það á við, kjörseðla, margfeldiskosningar og talningu atkvæða. Þessar lausnir hafa sýnt sig að vera í senn notendavænar og öruggar.

Ekkert er því til fyrirstöðu að nýta heimild 80. gr. a hlutafélagalaga og halda hluthafafundi að hluta til eða öllu leyti rafrænt. Slíka fundi verður að sjálfsögðu að undirbúa vel en þegar ísinn hefur verið brotinn er eftirleikurinn auðveldari. Rafrænir hluthafafundir leggja líka viðbótarkröfur á fundarstjóra, þ.e. að gæta sérstaklega að því að þrátt fyrir að fundurinn sé rafrænn þá geti hluthafar nýtt allar sínar heimildir, svo sem að taka til máls, bera upp tillögur með lögmætum hætti og greiða atkvæði. Fundarstjóri verður einnig að hafa góða þekkingu á því formi og þeim tæknilegu lausnum sem notaðar eru á fundinum. Einungis þannig getur fundarstjóri sjálfur úrskurðað um lögmæti fundar og brugðist við og leyst úr, af öryggi og festu, ef eitthvað óvænt kemur upp á fundinum.

Þar sem fyrstu samkomutakmarkanirnar skullu á á sama tíma og mörg félög voru að halda aðalfundi sína, gafst stjórnum og hluthöfum ekki alltaf það ráðrúm sem þurft hefði til svo unnt væri að halda aðalfund rafrænt að hluta eða öllu leyti. Mörgum aðalfundum var þó streymt en gagnvirkni og rafræn atkvæðagreiðsla var ekki algeng.

Reynslan hefur kennt okkur að hefðbundnir hluthafafundir geta verið óframkvæmanlegir af orsökum sem ekki verður við ráðið. Því er mikilvægt að stjórnarmenn í hlutafélögum og hluthafar hugi að undirbúningi þess að unnt sé að halda hluthafafundi rafrænt að hluta eða öllu leyti ef þörf krefur svo sem til að virða lögbundna fresti. Þá geta rafrænir fundir verið fjárhagslega hagkvæmari ef heimildir og tæknilegar lausnir eru þegar til staðar innan félags. Stærsti ókosturinn er þó að spjallið yfir kaffibollanum á sér ekki stað á rafrænum fundi.

Höfundur er hæstaréttarlögmaður á LEX og formaður Landskjörstjórnar.

Greinin birtist í Áramótum, tímariti Viðskiptablaðsins og Frjálsrar verslunar, sem er nýkomið út. Áskrifendur geta nálgast blaðið undir Tölublöð, aðrir geta skráð sig í áskrift hér.                     

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.