Harvard Business Review (HBR) nýtur mikillar virðingar og hefur gríðarleg áhrif og milljónir stjórnenda um allan heim lesa tímaritið og sækja þangað þekkingu. Í síðasta tölublaði 2021 eru nokkrar greinar um verkefnastjórnun og ein þeirra nefnist "The project economy has arrived." [1] Höfundurinn heitir Antonio Nieto-Rodriguez, hann er fyrrum forseti PMI, reynslubolti í faginu og höfundur kennslubóka í verkefnastjórnun. Það er við hæfi að gera lesendum Viðskiptablaðsins grein fyrir meginatriðum þessarar greinar.

Útgangspunkturinn er að verkefni hafi tekið yfir af reglubundinni starfsemi fyrirtækja sem aflvaki efnahagslífsins. Til að styðja við þessa fullyrðingu er meðal annars vísað í nýlega rannsókn sem sýndi að í Þýskalandi eru verkefni 41% af vergri landsframleiðslu (GDP) og þetta hlutfall hefur verið að vaxa. Þess má geta að hér vísar höfundur í alþjóðlega rannsókn [2] sem birtist í ársbyrjun 2018 og vísindamenn við HR tóku þátt í. Einnig er vísað í rannsókn bandarísku verkefnastjórnunarsamtakanna PMI frá 2017 þar sem því var spáð að virði verkefnabundinnar starfsemi myndi vaxa úr 12 í 20 þúsund milljarða dollara á 10 árum og að árið 2027 myndu 88 milljón manns á heimsvísu hafa atvinnu af stjórnun verkefna.

Stór alþjóðleg fyrirtæki eru að að laga sig að þessum veruleika. Hefðbundin hlutverk eru á undanhaldi og í stað þess að verkefni séu skilgreind af og til og unnin innan deilda er æ algengara að öll starfsemi fyrirtækja fari fram í formi þvergangandi verkefna innan þeirra og í samstarfi við önnur fyrirtæki. Í samtímanum virðist allt snúast um getuna til að breytast, laga sig að nýjum aðstæðum og mæta þörfum viðskiptavina. Þetta færir áhersluna frá rekstrinum, þessu stöðuga, reglubundna og fyrirsjáanlega. Þess í stað kemur áhersla á breytingar, og að undirbúa og framkvæma verkefni sem hjálpa til við að komast úr einu ástandi í annað. Afleiðingar af þessu eru miklar, bæði á stjórnskipulag og menningu fyrirtækja.

Það er gömul mýta að verkefnastjórnun feli í sér skriffinnsku. Í dag er litið á verkefni sem tæki til að raungera stefnu og krafa er gerð um að engum tíma sé sóað í óþarfa vafstur með skjöl. Bent ber á að verkefni eru í eðli sínu hvetjandi og til þess fallin að veita þeim er að þeim standa innblástur. Fólk getur fylgt sér saman um verkefni og þátttakendur finna til stolts þegar verkefnum er lokið. Hér má raunar benda á nýlega rannsókn [3] við HR um áhrif þess að vinna verkefni til góðs á hvatningu verkefnateyma.

Í greininni er áréttað að þau umskipti sem hér er verið að tala um hafa áhrif á allt starfsfólk og alla stjórnendur. Það er lykilatriði að byggja upp stjórnskipulag sem styður við undirbúning og framkvæmd verkefna, brjóta niður deildarmúra og þróa menningu samstarfs og samvinnu, byggja upp þekkingu á verkefnastjórnun og miðla henni og læra af reynslunni. Greininni lýkur á upptalningu á þeim helstu hæfnisþáttum sem eru nauðsynlegir fyrir fólk sem vill vera virkir þátttakendur í verkefnahagkerfinu.

  • Þekking á verkefnastjórnun, bæði hefðbundinni og kvikri (agile) nálgun.
  • Getan til að skilja þarfir kröfuharðra viðskiptavina og þróa vöru og þjónustu til að mæta þeim þörfum.
  • Getan til að móta stefnu, taka stefnumarkandi ákvarðanir og horfa til lengri tíma þegar verkefni eru skipulögð og markmið þeirra skilgreind.
  • Leiðtogahæfileikar - leiða breytingar, fylkja fólki saman og nýta teymi til góðra verka.
  • Aðlögunarhæfni - vera fljótur og kvikur í hröðu viðskiptaumhverfi samtímans.
  • Áhersla á siðfræði og gildi, samfélagsleg ábyrgð og að vera fyrirmynd samstarfsmanna.

Það skal viðurkennt að ég kinkaði oft kolli við lestur þessarar greinar því allt sem hér hefur komið fram eru áhersluatriði og meginþemu í MPM námi, meistaranámi í verkefnastjórnun við HR.

Höfundur er prófessor og forstöðumaður MPM-náms Háskólans í Reykjavík.

[1] Nieto-Rodriguez, A. (2021). The Project Economy Has Arrived Use these skills and tools to make the most of it. HARVARD BUSINESS REVIEW, 99(6), 38-45.

[2] Schoper, Y. G., Wald, A., Ingason, H. T., & Fridgeirsson, T. V. (2018). Projectification in Western economies: A comparative study of Germany, Norway and Iceland. International Journal of Project Management, 36(1), 71-82.

[3] Jonasson, H. I., & Ingason, H. T. (2021). Using altruism in project management education: How 'Doing Good'impacts student motivation. Project Leadership and Society, 100038.