*

miðvikudagur, 28. október 2020
Jóhann Örn. B. Ben.
10. október 2020 13:43

Vannýttir kraftar fjármálastjórans

„Sjálfur þekki ég það sem fyrrverandi fjármálastjóri að minn vinnudagur komst oft ekki á skrið fyrr en vinnudegi annarra var lokið.“

epa

Síðustu áratugi hefur verksvið fjármálastjóra lítið breyst, þrátt fyrir þær framfarir í upplýsingatækni sem hafa stöðugt mótað starfið. Þar má t.d. nefna rafrænt bókhald í gegnum bókhaldskerfi, launakerfi, rafræna reikninga, heimabanka svo lengi mætti telja. Hins vegar hefur starfslýsing og verksvið fjármálastjóra lítið breyst á síðustu 20 árum. Fjármálastjórar sem ekki hafa stórt fjármálateymi undir sér vinna oftar en ekki mikla handavinnu, sem í dag er mikið til hægt að gera sjálfvirka. Þegar þeirri handavinnu sem fylgir starfinu er loksins lokið, er oft lítill tími til þess að gera mikilvægasta hluta fjármálastjórnunnar; eftirlit og greiningar.

Sumt er ekki nýtt af nálinni
Fjármálastjórar eru verðmæt, en oft á tíðum vannýtt auðlind innan fyrirtækja, enn þann dag í dag. Margir telja að á síðustu 10 árum hafi starfið breyst mikið með tilkomu nýrra lausna, en þegar þetta er skoðað nánar, þá má sjá að „nýjungarnar“ eru ekki jafn miklar nýjungar og mætti halda. Í byrjun þessa árs var gefin út tilskipun frá fjármála- og efnahagsráðuneytinu um að opinberar stofnanir munu einungis taka við rafrænum reikningum. Að þetta sé nýtt fyrirkomulag er hins vegar misskilningur. Fyrstu rafrænu reikningarnir voru sendir út þegar EDI kerfi voru þróuð um miðjan sjöunda áratuginn. Töluverðar framfarir hafa þó orðið á þeim kerfum síðan þá, en sýnir að þetta fyrirkomulag er engin bylting. Það hefur til dæmis verið í lögum í Danmörku síðan árið 2005 að opinberar stofnanir taki einungis við rafrænum reikningum.

Fjármálastjórar eru allflestir sprenglærðir á sínu sviði, þar sem mikil áhersla er á greiningarvinnu. Í daglegum rekstri fyrirtækja eru þeir aftur á móti að miklu leyti fastir í endurteknum aðgerðum, þar sem menntun þeirra nýtist grátlega lítið. Afstemmingar, launakeyrslur, greiðsla reikninga o.s.frv. eru tímafrekar aðgerðir sem þarfnast lítillar færni á fjármálasviði. Því er miklum tíma eytt í endurtekin „músaklikk“, eða jafnvel ráðinn nýr starfsmaður til að taka við þeim verkefnum. Enginn stefnir á starf eða frama í fjármálastjórnun vegna einstakrar hæfni í „copy-paste“ og músaklikkum.

Framfarir í fjármálastjórnun
Tækniþróun síðustu ára hefur klárlega gert fjármálastjórum auðveldara fyrir með dagleg verkefni og gerir vinnuna bæði skilvirkari og nákvæmari, en starfið hefur lítið breyst. Síðustu ár hafa þó fleiri fyrirtæki innleitt alls kyns verkfæri til þess að auðvelda þá vinnu sem telst tímafrek og einsleit. Skýrslu- og áætlanagerð hefur verið gerð nær sjálfvirk með beinni tengingu við gagnagrunna og á síðustu árum hefur róbótavædd sjálfvirkni (e. Robotic processing automation) verið tekin upp hjá fyrirtækjum til að létta starfsmönnum handtökin.

Með róbótavæddri sjálfvirkni meina ég þau kerfi sem nota  hugbúnaðarróbóta til að vinna með forrit á nákvæmlega sama hátt og starfsmaður gerir. Róbótarnir vinna eftir forskrift og ráða því vel við síendurtekin og vel skilgreind verkefni. Þar má nefna afstemmingar, útgáfu reikninga, gengisútreikninga, stofnun nýrra viðskiptavina og verkbókhald svo dæmi séu tekin. Það sem gerir fyrirkomulagið ákjósanlegt er það að mannlegi þátturinn getur verið eins stór og starfsmaðurinn sjálfur kýs. Því hefur starfsmaðurinn algjöra yfirumsjón með virkni kerfisins, en t.d. væri hægt að fækka daglegum handtökum úr 400 niður í 7. Yfirsýnin og stjórnunin glatast þannig ekki, en verkefnin eru bæði unnin hraðar og nákvæmar án mannlegra villna.

Hugbúnaðarfyrirtæki með róbótavæddri sjálfvirkni eru í hvað hröðustum vexti fyrirtækja í heiminum í dag samkvæmt Gartner, sem gefur góða innsýn í það hversu mörg fyrirtæki kjósa að nýta sér slíkar aðferðir.

Auðlindin nýtt sem best
Með því að tileinka sér þessar lausnir sem til staðar eru í dag gerir það fjármálastjórum kleift að vinna þá vinnu sem í raun er ætlast til af þeim; að nýta sína sérfræðikunnáttu í stjórnun fjármála. Með framsetningartólum og skýrslugerðarverkfærum sem beintengd eru við gögn fyrirtækja hafa því fjármálastjórar þá mikilvægu yfirsýn sem þeir þurfa til að taka rekstrarlegar ákvarðanir á hverjum tímapunkti. Hins vegar, ef ekki gefst tími til í að fara yfir þau gögn sem fyrir liggja vegna annarra tímafrekra verkefna, getur fjármálastjórinn í raun ekki unnið það greiningarstarf. Oft er undirbúningur vegna greiningarvinnu tímafrekari en sjálf greiningarvinnan. Það þarf að sækja upplýsingar inn í bókhaldskerfi eða á internetinu, gengisbreytingar, sölugögn, kostnaðargögn, útistandandi reikningar o.s.frv.

Sjálfur þekki ég það sem fyrrverandi fjármálastjóri að minn vinnudagur komst oft ekki á skrið fyrr en vinnudegi annarra var lokið. Ný gögn og vandamál komu inn á borðið mitt jafnt og þétt yfir daginn, ofan á þá miklu handavinnu með þau gögn sem áður voru á borðinu. Því var í raun sú þekking sem ég bý að ekki nýtt fyrr en eftir að dagvinnu lauk. Þá hafði ég loks tíma til þess að skoða fyrirliggjandi gögn og gera þá greiningarvinnu sem þurfti að gera.

Með því að nýta þessi kerfi er því hægt að nýta betur þá vannýttu auðlind sem fjármálastjóri er, ná betri árangri, hafa betri yfirsýn og taka rekstrarlega réttar ákvarðanir fyrir hönd fyrirtækisins.

Jóhann Örn B. Benediktsson er ráðgjafi í stjórnendaráðgjöf og skýrslu- og áætlanagerð hjá Cubus.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.