Mikil umræða hefur orðið síðustu ár um stjórnarhætti fyrirtækja. Upplýsingastreymi og góð samskipti á milli stjórnenda og stjórna annars vegar og síðan upplýsingagjöf og samskipti við eigendur hins vegar þurfa að vera eðlileg og mega ekki snúast um völd hópa, heldur vandaða ákvarðanatöku. Eðlilegt upplýsingaflæði á milli aðila styrkir hvern hóp fyrir sig og ekki síður þann sem veitir upplýsingar. Mikilvæg spurning er því, hver má vita hvað?
Í rekstri fyrirtækja skiptir máli að stjórnendur og stjórn gangi í takt til hagsbóta fyrir félagið. Það er þó ekki þannig að þessir aðilar eigi alltaf að vera sammála. Styrkur hópanna felst í því að geta tekið umræðuna sem og speglað tillögur frá mismunandi sjónarhorni og með öðrum, þannig að ákvarðanir séu teknar að vel athuguðu máli og með upplýstum hætti. Gott er að hafa máltækið „betur sjá augu en auga“ í huga þegar ákvarðanir eru teknar. Það er hins vegar ekki magn upplýsinganna sem skiptir máli, heldur skilvirkar upplýsingar, sem eru nauðsynlegar og nægjanlegar til vandaðrar ákvarðanatöku.
Samskipti á milli eigenda, stjórna og stjórnenda hafa aukist mjög hjá nútíma stjórnendum. Form á samskiptum og upplýsingagjöf skiptir líka máli og þurfa aðilar að koma sér saman um það hvernig það eigi að vera. Aukin samskipti kalla á umræðu um formið. Óformleg samskipti geta kallað á tortryggni, misskilning og jafnvel mismunun á milli hópa. Stjórnendur hafa gjarnan yfirburða þekkingu á fyrirtækinu og rekstri þess og hafa jafnframt í hendi sér hvaða upplýsingar eru gefnar til stjórnar og eigenda. Sá misskilningur hefur jafnframt ríkt að stjórnendur styrki stöðu sína með því að halda upplýsingum fyrir sig. Hvað ef ákvarðanatakan reynist hin mestu mistök? Hvað ef upplýsingar sem stjórnandi bjó yfir reyndust einsleitar og ófullnægjandi? Það eru mörg dæmi þess að stjórnendur gefa stjórnum og jafnvel eigendum stuttan frest til ákvarðana í mikilvægum málum.
Mikilvægt er að einstaklingar sem tilheyra þessum hópum átti sig á því hvar ábyrgðin liggur. Stjórnir eiga að geta, ef þær telja þörf á, kallað eftir utanaðkomandi aðstoð og ráðgjöf. Það getur oft reynst til bóta í mikilvægum málum og hjálpað til að vanda enn betur ákvarðanatöku. Það er einnig ríkjandi misskilningur að með því sé verið að tefja og jafnvel flækja mál. Ef vandað er til verka er hægt að bæta allt þetta ferli, upplýsingar liggja fyrir fyrr, upplýsingagjöf skilvirk, kallað eftir utanaðkomandi aðstoð fyrr og þannig komið í veg fyrir mistök í ákvarðanatöku.
Mælikvarðar og mælaborð þurfa að endurspegla áherslur og markmið fyrirtækisins. Frávik þarf að rýna og með góðum og skipulegum samskiptum á milli eigenda, stjórna og stjórnenda um hvernig upplýsingagjöf eigi að vera háttað og hver má vita hvað, styrkir það fyrirtæki til muna. Það getur líka virkað illa að drekkja stjórn í upplýsingum þannig að erfitt er fyrir stjórnarmenn að skilgreina aðalatriði frá aukaatriðum og því skiptir miklu máli að upplýsingagjöf sé vel ígrunduð. Góð leið til þess er að eigendur, stjórn og stjórnendur sammælist um það í upphafi rekstrarárs hvernig upplýsingagjöf skuli háttað, hvaða upplýsingar eru gefnar sem og hvenær, og fari síðan yfir það í lok árs hvort upplýsingagjöf sé í takt við væntingar og formið eins og menn vilja hafa það.
Yfirskrift þriðja Strategíudagsins sem haldinn verður í Hörpu þann 6. september næstkomandi er einmitt „Hver má vita hvað?“ og verður áhugavert að heyra hvernig og hvaða upplýsingagjöf og samskiptum er best háttað á milli hópanna.
Höfundur er einn meðeigenda Strategíu.
