*

mánudagur, 25. janúar 2021
Innlent 27. janúar 2019 14:03

Of mikið tal getur plagað

Stöðug og löng fundarhöld eru að margra mati mesti tímaþjófurinn í vinnudeginum.

Höskuldur Marselíusarson
Gunnar Jónatansson hefur lengi verið viðloðandi fundarstjórnun og hefur hann rekið ráðgjafafyrirtækið IBT hér á landi í þrettán ár.
Haraldur Guðjónsson

Gunnar Jónatansson hjá ráðgjafarfyrirtækinu IBT segir hægt að grípa inn í slæma fundarmenningu. Það sé gert með áréttingu nokkurra grundvallaratriða við skipulag við þá sem ábyrgir eru fyrir flestum fundum í fyrirtækjum.

„Það sem plagar auðvitað marga, og þar með atvinnulífið, er skortur á ákvörðunartöku. Þess í stað er bara verið að tala og tala og tala,“ segir Gunnar sem segir nauðsynlegt að fundarmenn viti fyrirfram hvenær fundinum ljúki, þá ekki tímamörkin sjálf, heldur þegar niðurstaða sé komin í því sem fyrir fundinum liggi.

„Þá getur hópurinn jafnvel klárað málið á fyrstu tveimur mínútunum, í stað þess að fylla út í gefinn fundartíma. Við leggjum áherslu á hugtakið fundareigandi, sem er mun öflugra heldur en fundarstjóri. Fundareigandi er einhver sem á viðburð og ber ábyrgð á þessum tiltekna fundi. Kannanir sýna að menn eiga það til að annaðhvort hrósa eða bölva tilteknum fundum, þeir séu svona eða hinsegin, en málið er að fundum er alveg sama hvað fólki finnst um þá, þeir taka engri endurgjöf.“

Gunnar segir allt öðru máli gegna þegar farið sé að tala um fundareigenda því þá beinast viðbrögðin að þeim sem ber ábyrgð á hverjum fundi fyrir sig. „Það gæti verið sagt að fundirnir hjá þér séu mjög góðir, því þú gerir eitthvað sem gerir þá góða,“ segir Gunnar.

„Grunnurinn fyrir því að vera góður fundareigandi er að spyrja sjálfan sig einnar spurningar áður en þú boðar til fundar. Hún er, hvað vil ég hafa í höndunum þegar fundinum er lokið sem ég hafði ekki þegar hann hófst.“

Að sögn Gunnars eiga fundir að snúast um að fá ákvörðun um eitthvert fyrirfram ákveðið mál, eða fá fram ólíkar hugmyndir að lausnum á einhverjum tilteknum vanda.

„Ef þú veist ekki um hvað fundurinn á að snúast áttu ekki að halda fund. Það eru allt of margir sem reyna að átta sig á tilgangi fundarins, á honum sjálfum og reyna jafnvel að finna eitthvað til að fylla upp í dagskrá fundarins,“ segir Gunnar sem hefur margra ára reynslu af fundarstörfum.

„Í dag er maður orðinn gangandi áminning fyrir mörgum að þeir þurfi að taka sig á. IBT er erlent félag sem starfað hefur í 30 ár, en við höfum verið með þetta hér á landi í 13 ár og komið inn í fjölmörg fyrirtæki. Þetta er svolítið eins og fara í ræktina, menn taka átak og svo fjarar það út, en þá þarf að fá spark í rassinn aftur, því þó það sé auðvelt að tala um að breyta fundarmenningunni getur það verið erfitt í framkvæmd.“

Nánar má lesa um málið sérblaðinu Fundir & ráðstefnur sem fylgdi Viðskiptablaðinu. Áskrifendur geta nálgast blaðið undir Tölublöð, aðrir geta gerst áskrifendur hér.