Í mínu fyrra starfi hjá fjármála- og efnahagsráðuneytinu var ég einu sinni spurð að því hvaða forstjórastarfi hjá ríkinu ég myndi helst vilja sinna og hverju ekki. Það lá ekki á svörum, ég sagðist vilja vera forstjóri Landhelgisgæslunnar en aldrei nokkurn tímann myndi ég vilja vera forstjóri Ríkiskaupa.

Örlaganornin Verðandi hafði hins vegar önnur áform og sá til þess að flétta listilega vel saman mína þræði og Ríkiskaupa sem leiddi til þess að í dag er ég forstjóri þeirrar ágætu stofnunar.

Ríkiskaup eru ein af þeim stofnunum í kerfinu sem okkur hættir til að vanmeta. Að minnsta kosti vanmat ég algjörlega þau víðtæku áhrif sem öflug innkaupastofnun getur haft, jafnt á rekstur ríkisins sem og annarra fyrirtækja á einkamarkaði. Og það er í sjálfu sér eðlilegt enda lítið borið á stofnuninni og hún ekki efst í huga fólks þegar það beinir sjónum að umbótum í ríkisrekstri, hvort heldur sem er í formi hagræðingar né aukinnar skilvirkni.

Dæmisaga og leiðarvísir

Á síðustu þremur árum hafa hins vegar verið gerðar gagngerar breytingar á innviðum stofnunarinnar og áherslum og virði hennar skilgreint með nýjum hætti. Markmiðin eru skýr. Skapa sterkan grundvöll fyrir stofnun sem geti nýst sem raunverulegt stjórntæki í ríkisrekstri. Umbreytingarsaga Ríkiskaupa er í senn dæmisaga um vel heppnaða breytingastjórnun og leiðarvísir til handa öðrum opinberum aðilum um hvernig má ná fram hagræðingu í rekstri á sama tíma og skilvirkni í verkefnum er aukin og þjónustustig bætt.

Það er ein af frumskyldum hvers forstöðumanns hjá ríkinu að fara vel með þá fjármuni sem honum er falið að vinna með í þeim tilgangi að ná markmiðum stjórnvalda hverju sinni. Raunar er það svo að í starfsmannalögum er mælt fyrir um það að forstöðumaður ber ábyrgð á því að rekstrarútgjöld og rekstrarafkoma stofnunarinnar sem hann stýrir sé í samræmi við fjárlög og að fjármunir séu nýttir á árangursríkan hátt.

En leyfum okkur í stutta stund að ímynda okkur að rekstur ríkisins sé ekki í formi tæplega 200 eininga (stofnana) heldur ein heild. Myndum við horfa öðruvísi á þann rekstur en við gerum í dag? Sæjum við önnur umbóta- og hagræðingartækifæri við að horfa á heildar myndina í stað niðurbrotsins?

Gervigreindin, ég sver það

Tækifærin sem liggja í auknum samrekstri í stofnanakerfinu, sameiginlegum innkaupum á vörum og þjónustu, betri nýtingu vinnurýma og mannauðs, eru augljós samhliða aukinni sjálfvirknivæðingu og nýtingu gervigreindar í daglegum störfum.

Árið 2023 keypti ríkið vörur, þjónustu og framkvæmdir fyrir rúma 260 milljarða og greiddi um 27 milljarða í leigu á húsnæði. Það er því eftir miklu að slægjast við að taka stjórn á þessum fjármunum og ráðstafa þeim með eins skynsamlegum hætti og frekast er unnt. Það er ekki einungis sjálfsögð krafa að farið sé vel með skattfé heldur getur aukið aðhald á þessu sviði skilað gríðarlegum fjármunum til samfélagsins, fjármunum sem nýta má þá til áframhaldandi styrkingar og uppbyggingar á nauðsynlegum innviðum þess samfélags sem við viljum búa í.

Ávinningur af útboðum og rammasamningum Ríkiskaupa árið 2023 nam um þremur milljörðum króna og sem dæmi má nefna að 4% viðbótarsparnaður við opinber innkaup, umfram það sem nú þegar hefur náðst með opinberum innkaupaferlum, getur skilað samfélaginu aukalega rúmum tíu milljörðum á ársgrundvelli.

Það liggur í augum uppi að hægt er að hafa áhrif á efnahagsbata í gegnum opinber innkaup. Fyrir ávinninginn af því mætti reisa eitt 144 rýma hjúkrunarheimili á ári hverju, en heilbrigðisráðuneytið hefur einmitt bent á að þörf sé fyrir um 1.500 ný rými af því tagi fram til ársins 2040.

Í fyrstu kann það að hljóma sem þversögn að beita opinberum innkaupum sem strategísku tæki til að auka ávinning ríkisins af viðskiptum þegar þörfin til að efla markaðinn er einnig til staðar. Með markvissum stefnumótandi innkaupum er hins vegar hægt að gera hvorutveggja og það á alltaf að vera leiðarljósið í opinberum innkaupum. Efla samkeppni á markaði, hagkvæmni í innkaupum og hafa uppbyggileg áhrif á umhverfið með nýsköpun í rekstri.

Að bregðast við þörfinni

Eitt mikilvægasta tækið sem Ríkiskaup geta lagt á borðið í því sameiginlega verkefni að auka hagkvæmni og skilvirkni í rekstri ríkisins er hagnýting og greining þeirra gríðargagna sem geyma upplýsingar um rekstur ríkisins. Það liggur í augum uppi að með greiningu sögulegra innkaupagagna er hægt að meta innkaupaþörf stofnana til framtíðar og einfalda fjárhagsáætlanagerð til muna, ásamt því að finna tækifæri til sameiginlegra innkaupa fyrir ríkið í heild sinni. Það er ekki einungis til hagsbóta fyrir ríkið heldur eykur einnig fyrirsjáanleika aðila á markaði og gerir þeim betur kleift að bregðast við innkaupaþörf hins opinbera.

Eitt af þeim hagræðingartækifærum sem hafa komið fram við greiningar Ríkiskaupa eru tækifærin sem felast í kaupum á hugbúnaði og hugbúnaðargerð en ríkið keypti slíkar vörur og þjónustu fyrir tæpa sjö milljarða á síðasta ári. Þá benda gögnin til þess að stofnanir séu margar hverjar að kaupa sömu lausnirnar mörgum sinnum, séu með fleiri en eina tegund af hugbúnaði sem er ætlað að veita sömu eða sambærilega virkni og gæta ekki að því að haga kaupum á hugbúnaðarleyfum í samræmi við þörf.

Hér er augljóst tækifæri til hagræðingar. Slík hagræðing myndi ekki einungis skila sér í bættum rekstri, t.d. með lægri kerfiskostnaði, heldur myndi betri stýring á innkaupum á hugbúnaði og þróun fyrir ríkið auka skilvirkni í störfum, auka hreyfanleika og betri nýtingu mannauðs enda væru færri tæknilegar hindranir í veginum. Við slíka samþjöppun í kerfum þarf hins vegar að gæta sérstaklega að áhættu vegna arfleifðarkerfa.

Úr viðjum vanans

Þessi greiningarvinna vakti einnig upp fleiri spurningar. Hversu oft ætli stofnanir ríkisins fari yfir þá samninga sem þær gera um kaup á vörum og þjónustu sem falla utan útboðs- skyldu? Hversu reglulega endurskoða þær þjónustusamningana um ræstinguna, mötu neytið, mannauðsráðgjafann og öll hugbúnaðarleyfin, svo dæmi séu tekin?

Tækifærin til umbóta í ríkisrekstrinum felast nefnilega ekki eingöngu í því sem við erum að kaupa inn í dag, heldur miklu frekar í því að endurskoða það sem við höfum alltaf keypt.

Eftir á að hyggja var spurningunni í upphafi ekki svo auðsvarað. Öll verkefni eru spennandi ef þau hafa áhrif og maður finnur að þau skila árangri og það munar um þau. Gildir þá einu hvort þau lúti að því að bjarga fólki úr sjávarháska eða bjarga fjármunum ríkisins frá glötun.