*

mánudagur, 26. október 2020
Jóhanna Gunnlaugsdóttir
4. desember 2015 15:50

Upplýsinga- og skjalastjórn – krafa samtímans

Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Ragna Kemp Haraldsdóttir skrifa um upplýsinga og skjalastjórn.

Haraldur Guðjónsson

Stjórnun og miðlun upplýsinga er samofin daglegu starfi á vinnustöðum, bæði opinberum stofnunum og einkafyrirtækjum. Lífsferill skjals frá því það verður til, berst að, er vistað, skoðað, því breytt, það sam- þykkt og loks sett í varanlega vistun, eða því eytt, er lært ferli sem fagmenntuðum skjalastjórum er tamt. Án kerfisbundinnar skjalastjórnar er aukin hætta á að skjöl rati í rangar hendur, eyðileggist eða glatist, jafnvel þótt vinnulag segi til um að viðkomandi skjal eigi að vera til einhvers staðar á sameiginlegu drifi sem stundum er í daglegu tali nefnt „svarthol“.

Staðreyndin er sú að starfsfólk vinnur daglega með upplýsingar í hvaða formi sem þær eru og óháð mikilvægi þeirra s.s. fjárhagsáætlanir jafnt sem ritaðan texta, samninga, tilboðs- eða útboðsgögn og samskipti í gegnum tölvupóst, vefsíður eða samskiptamiðla. Á sama tíma takmarkast vinnustaðurinn sjaldnast við ákveðið skrifstofuhúsnæði heldur tengist starfsfólk einnig starfi sínu í gegnum fartölvur, síma og önnur snjalltæki óháð stað og stund. Starfið fer fram hér á landi eða erlendis, í flugvél eða lest, að degi eða nóttu – og það sem verra er – í óvissu um net- og upplýsingaöryggi viðkomandi stað- ar. Upplýsingarnar eru samt sem áður eign vinnustaðarins og hluti af skjalasafni hans. Þær þurfa því að rata heim og vistast sem slíkar. Hættan er nefnilega sú að einungis lítill hluti þeirra skjala, sem starfsfólkið vinnur með í daglegu starfi, óháð staðsetningu, rati í sameiginlegan gagnagrunn vinnustaðarins hvort sem það er í rafrænt skjalastjórnarkerfi, vel skipulagt sameiginlegt drif, skjalasafn pappírsskjala eða skýjalausn. Starf skjalastjórans hefur því náð nýrri vídd þar sem markmiðið er að halda utan um öll skjöl sem varða starfsemi fyrirtækis eða stofnunar, óháð formi og staðsetningu, á sem öruggastan hátt.

Ýmis lög kveða á um meðhöndlun og aðgengi að skjölum og upplýsingum og má þar nefna lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, upplýsingalög nr. 140/2012 og lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Samkvæmt þeim síðast nefndu ber skilaskyldum aðilum að skila skjalasöfnum sínum til Þjóðaskjalasafns Íslands að tilskyldum tíma liðnum. Skilaskyldir aðilar hafa lengst af skilað skjalasöfnum sínum á pappír og munu að öllum líkindum flestir gera það áfram. Rafrænu skilin eru hins vegar í sjónmáli og í apríl á þessu ári birti Þjóðskjalasafn áætlun um móttöku rafrænna gagna. Þá hefur Sandgerðisbær, fyrst sveitarfélaga, fengið heimild til þess að skila gögnum á rafrænu formi til langtímavarðveislu.

Þrátt fyrir þessi framfaraskref kemur fram í nýlegri könnun Þjóð- skjalasafns að stofnanir ríkisins uppfylli lagaskyldu í skjalavörslu misvel. Samkvæmt niðurstöðunum þyrfti að leggja meiri áherslu á skjalastjórn í stofnunum, ekki síst að innleiða rafræn skjalastjórnarkerfi, sem styður jafnframt við rafræna stjórnsýslu og þjónustu. Í niðurstöðum könnunarinnar kom enn fremur fram að í þeim stofnunum sem skjalastjórar störfuðu var skjalastjórn í betra horfi en hjá þeim þar sem enginn sérstakur starfsmaður bar ábyrgð á þessum þætti. Stjórnendur gera sér í auknum mæli grein fyrir mikilvægi kerfisbundinnar skjalastjórnar í rekstrinum. Almennt aðgengi að upplýsingum þarf að vera einfalt og verklag í takt við lög og reglur og vönduð og samræmd vinnubrögð. Mikilvægt skref í þá átt að tryggja samræmi, öryggi og rekjanleika upplýsinga er að fá til starfa fagmenntaðan sérfræðing á sviði upplýsinga- og skjalastjórnar.

Atvinnulífið allt starfar í umhverfi þar sem upplýsingar og skjöl gegna lykilhlutverki hvað varðar traust, rekjanleika, sönnunarbyrði, gæðastýringu og gagnsæi. Sívaxandi þörf er fyrir sérfræðinga sem búa yfir færni og þekkingu til þess að stjórna, afla, skipuleggja, varð- veita og miðla upplýsingum á skilvirkan og árangursríkan hátt. Þeir verkþættir ættu að vera í höndum fagmenntaðra skjalastjóra. Námslínan upplýsinga- og skjalastjórn og rafræn samskipti hjá skipulagsheildum er kennd innan Upplýsingafræði við Háskóla Íslands (sjá heimasíðu HÍ). Námið er á framhaldsstigi; meistaranám, diplómanám á meistarastigi og doktorsnám. Skipulag námsins tekur mið af þeim hröðu breytingum sem verða í upplýsingaumhverfi fyrirtækja og stofnana. Námslínan er kennd bæði í staðnámi og fjarnámi og hafa nemendur stundað námið víðs vegar að bæði hér og erlendis. Atvinnuhorfur sérfræð- inga í upplýsinga- og skjalastjórn hafa verið góðar. Ástæða er þó til þess að vekja athygli á greininni enda líður varla sá dagur að ekki birtist frétt í fjölmiðlum landsins sem tengist með einum eða öðrum hætti upplýsingum, skjölum og upplýsingagjöf og hvað þar mætti betur fara.

Stikkorð: Skjalastjórnun
Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.