Stjórnendur fyrirtækja hafa um árabil vanmetið þörfina á skiplagðri upplýsinga- og skjalastjórnun auk vistunar gagna. Þetta segir Brynja Guðmundsdóttir, forstjóri Gagnavinnslunnar, í samtali við Viðskiptablaðið aðspurð um þennan þátt. Hún segir að auka þurfi vægi upplýsinga- og skjalastjórnunar hjá fyrirtækjum.
„Menn hafa í gegnum tíðina ranglega litið á skjalstjórnun og tengt það einungis við að flokka þyrfti sérstaklega útprentaða pappíra til geymslu,“ segir Brynja.
„Þetta er hins vegar mun víðtækara hugtak og orðið skjalastjórnun er að sumu leyti ekki heppilegt. Staðreyndin er sú að fyrirtæki þurfa að geyma skjöl í ýmsu formi, ekki bara útprentaðan pappír heldur líka tölvupóst, netsamskipti, einstök skilaboð o.s.frv.“
Brynja segir rannsóknir hafa sýnt að um 10-15% af tíma starfsfólks fari gjarnan í að leita að gögnum eða skrá óþarfa gögn. Það sé því hægt að hagræða verulega með því að huga vel að upplýsinga- og skjalastjórnun. „Þetta er falinn kostnaður enda ekki til bókhaldslykill sem heitir sóun eða „leita að gögnum,“ segir Brynja.
Nánar er fjallað um Gagnavinnsluna, skjalastjórnun og það hvernig ný tækni og betra skipulag við skjalastjórnun eykur öryggi við notkun viðkvæmra upplýsinga, m.a. fundargerða og gagna fyrir stjórnir fyrirtækja, fjármálastofnanir, slitastjórnir, opinber fyrirtæki o.s.frv. í sérblaði Viðskiptablaðsins um Tölvur og hugbúnað. Áskrifendur geta nálgast blaðið undir liðnum tölublöð hér að ofan.
