*

sunnudagur, 23. janúar 2022
Birna Íris Jónsdóttir
3. nóvember 2021 13:20

Stormasamt samband

Á meðan samningar eru að komast á, eru sambönd birgja og viðskiptavina góð eins og um hveitibrauðsdaga sé að ræða, en þau eiga það til að súrna og verða stormasöm.

epa

Titillinn á þessum pistli vísar kannski í að hér á eftir komi einhvers konar hjónabandsráðgjöf. Svo er þó ekki heldur fjallar þessi pistill um upplýsingatækni!

Upplýsingatæknirekstur er flókinn og teygir anga sína í hvern krók og kima fyrirtækisins ásamt því að vera grunnstoð reksturs. Það er margt sem þarf að koma til, til að allt gangi eins og smurð vél: rétta fólkið, rétti búnaðurinn ( bæði hug- og vélbúnaður ), öryggislausnir og reglulegar öryggisuppfærslur, gagnaúrvinnsla og margt fleira. Og eins og ég skrifaði í grein minni um Fjölskylduföðurinn þann 9. janúar á þessu ári þá eru fyrirtæki að einblína meira á sína kjarnastarfsemi og útvista þ.a.l. meiru af hinu og þessu sem snýr að upplýsingatækni.

Og þá að efni pistilsins: (stormasamt) samband birgja og viðskiptavinar. Þessi sambönd geta verið sterk og traust en á sama tíma brothætt og viðkvæm. Þau geta verið náin með daglegum samskiptum eða mjög fjarlæg þar sem samskipti eiga sér einungis stað við endurnýjun leyfa og hugsanlega geta verið þriðju aðilar inná milli, umboðsaðilar.  

Dæmi um þjónustuveitingar birgja:

  • Hýsing tækniinnviða
  • Ský (SAAS, PAAS, IAAS)
  • Hugbúnaðarleyfi (s.s. Microsoft, Navision, SAP, o.fl.)
  • Tækni- og notendaþjónusta
  • Hugbúnaðarþróun (forritun, prófanir, útgáfustýring, verkefnisstýring o.fl.)
  • Ráðgjöf í tengslum við stefnumótun og tæknileg viðskiptatækifæri
  • Gagnagreiningar og gervigreind 
  • Öryggisbúnaður, -verkefni, -þjálfun, -greiningar og -þjónusta
  • Og fleiri

Eðli þjónustuveitinganna er að birgi býður uppá aukið virði fyrir viðskiptavini gegn greiðslu. Viðskiptavinir greiða fyrir þennan virðisauka með það að markmiði að gera sitt tækniumhverfi betra, skilvirkara og öruggara, auka þjónustu og koma verkefnum hraðar í gegnum pípuna og geta á sama tíma einbeitt sér og hlúð að kjarnastarfsemi sinni.

Skýr og opin samskipti

Það fyrsta sem þarf að huga að eru hin mannlegu samskipti, ef þau eru til staðar í samstarfinu. Gott er að hafa formfestu í kringum samskiptin og alla upplýsingagjöf, s.s. að festa reglulega fundartíma í dagatalinu, hafa opnar samskiptaleiðir milli tæknifólks og veita upplýsingar á báða bóga, bæði hvað varðar veitta þjónustu og breytingar hjá bæði birgja og viðskiptavini. Og eins og í öðrum samböndum er það traust sem skiptir mestu máli hér. Að það sé gert sem sagt er og að fólk báðu megin borðsins hafi þekkingu og getu til að sinna þeim málum sem upp koma.

Eins og í hjónaböndum eða öðrum tilfinningasamböndum þá gildir hin gullna regla: „ef það er ekki sagt upphátt, þá er það ekki“. Við getum í engum tilfellum ætlast til þess að nokkur lesi okkar hugsanir eða lesi eitthvað í hegðun okkar. Flest eigum við líka nóg með að lesa í okkar eigin hugsanir og átta okkur á eigin hegðun og ættum ekki að reyna að lesa í ósagða hluti annarra. Höfum samskiptin skýr og hispurslaus.

Skýrir samningar

Annað sem verður að vera alveg skýrt eru samningarnir, hvað er innan samnings og hvað ekki. Það eru ófá samtölin og átökin sem hafa átt sér stað varðandi reikninga í gegnum tíðina. Viðskiptavinum finnst ótrúlegt hversu miklum tíma er eytt í ákveðin mál, finnst leyfisgjöldin dýr og birgjum finnst ósanngjarnt að fá viðnámið. Markmið beggja er að skila virði og halda starfseminni sinni arðbærri.

Samningar á milli aðila eru oft tvennskonar: 1) Rammasamningur sem fjallar um samstarfið í heild, almenna hluti eins og ábyrgðarsvið hvors aðila fyrir sig, riftunarákvæði, tímalengd samnings o.fl. 2) Vöru- og þjónustusamningar fyrir sérhverja veitta vöru eða þjónustu (SOW – Statement of Work). Þetta eru þá samningar sem lýsa vörunni eða þjónustunni í smáatriðum ásamt verði. Það sem fram kemur í þessum samningum hefur hærri forgang en það sem er í rammasamning. Til viðbótar við þetta eru trúnaðaryfirlýsingar, samningar vegna persónuverndar o.fl.

Á meðan samningar eru að komast á, eru sambönd birgja og viðskiptavina góð eins og um hveitibrauðsdaga sé að ræða, en þau eiga það til að súrna og verða stormasöm. Með þessum pistli skora ég á okkur, sem erum í þessari hringiðu upplýsingatæknisamstarfs, að hlúa betur að þessum samböndum, bera virðingu hvort fyrir öðru, hafa samninga skýra og segja upphátt það sem við viljum fá út úr sambandinu.

Höfundur er forstöðumaður UT reksturs og öryggis hjá Össur hf.

Fréttabréf
Vikulegt fréttabréf Viðskiptablaðsins þar sem greint er frá því helsta sem gerst hefur í íslensku og erlendu viðskiptalífi.